Kommunikationsagentur Publix setzt auf Vertec

Zeit und Kosten messen – Effizienz steigern

Die in Lyss im Kanton Bern ansässige Kommunikationsagentur Publix ist angewiesen auf eine zuverlässige Leistungserfassung und effiziente Projektkostenabrechnung. Publix ist Ansprechspartner für Werbe- und Public Relations-Aufträge vorwiegend aus dem Gesundheitswesen. Dabei muss das Herzstück der Firma, die Produktivität, jederzeit nachvollziehbar sein. Mit Vertec lassen sich die Kosten und die Zeit einfach und sicher wie mit einem Blutdruckmesser bestimmen.

Seitdem die national tätige PR- und Werbeagentur Publix vor 19 Jahren gegründet wurde, hat sie sich unter anderem einen Namen in der Gesundheitsbranche erarbeitet. Die Full Service Agentur mit elf Angestellten erarbeitet kreative Werbekampagnen und begleitet Firmen und andere Organisationen bei ihrer Öffentlichkeitsarbeit. Das Unternehmen wird von einem Kommunikationsprofi-Ehepaar geführt, wobei PR-Beratung und Werbung eine sinnvolle Synthese bilden. Publix beschäftigt Planer Marketingkommunikation, Grafiker, Texter und kaufmännische Mitarbeiter.

Unbequeme Leistungserfassung

Früher erfasste die Geschäftsleiterin Yvonne Obrecht die Stunden der Mitarbeiter noch wie viele Kleinfirmen "von Hand" in Excel. Doch die Übersicht und die Kontrolle über die erbrachten Arbeitsstunden war immer wieder ungenügend. Yvonne Obrecht erinnert sich: "Wir hatten lange keine befriedigende Lösung. Es war sehr aufwendig und nie genau. Ich konnte die Daten das Jahr hindurch nicht auswerten und beurteilen, wie produktiv wir bei den einzelnen Projekten gearbeitet haben." Somit war es nicht möglich, die Produktivität und Effizienz der erbrachten Kundendienstleistungen präzise zu bestimmen oder die Daten automatisch für die Budgetkontrolle weiter zu verwenden. Unmöglich war auch die direkte Überführung der Leistungsdaten in ein Rechnungsformular.

Für die Geschäftsleitung war klar, dass sie die Geschäftsaktivitäten und vor allem die Kosten in Zukunft mit Hilfe einer geeigneten Leistungserfassungssoftware besser unter Kontrolle bringen wollte. Die Liquidität, nach Yvonne Obrecht das "Herzblut einer Firma", muss jederzeit gemessen und kontrolliert werden können. So können Arbeitsabläufe optimiert und die Produktivität gesteigert werden.

So einfach und so günstig

Als Erstes verwendete Publix eine Leistungs-Software, die auf Anwälte spezialisiert war. Obwohl diese Software generell auf das Beratungsumfeld anwendbar war, machte das Publix-Team häufig die Erfahrung, dass das Programm nicht optimal auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt war. Ungenügender Support und fehlende Lösungen bewogen die Publix schliesslich nach drei Jahren dazu, sich nach einer anderen Software umzusehen.

Bei der Suche nach einer einfachen, günstigen und auf Kleinunternehmen ausgerichteten Leistungssoftware stiess Yvonne Obrecht über das Internet auf Vertec. Nachdem sie die Testversion begutachtet hatte, konnte sich die Geschäftsfrau sofort mit dem Programm identifizieren. "Auf der Webseite von Vertec dachte ich, das kann nicht sein. So einfach, so günstig, da muss doch ein Haken dabei sein. Dann habe ich die Software getestet und fühlte mich sofort zu Hause."

Die nachfolgende Installation verlief problemlos dank der kompetenten Einführungsschulung durch eine Vertec-Fachperson am Arbeitsplatz. Schon nach einem Tag konnte Yvonne Obrecht die Anwendung selbständig durchführen und nach einer kurzen Einarbeitungszeit an ihre Mitarbeiter weitergeben.

Transparentes Personalmanagement und effiziente Rechnungsstellung

Am meisten überzeugt Publix die rationelle und benutzerfreundliche Zeiterfassung von Vertec und die daraus generierten Abrechnungen für die Kunden als auch für die Mitarbeiter. "Vertec hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter ihre Zeit selbst erfassen und ihre eigene Produktivität kontrollieren können," erklärt die Geschäftsführerin. "Damit wissen die Mitarbeiter genau, wo sie stehen." Und die Personalverantwortliche kann klar nachvollziehen, wie viele Stunden pro Kunde aufgewendet worden sind. Dies ist ein wichtiges Führungsinstrument für die Einschätzung der Mitarbeiter-Performance und ermöglicht die individuelle Belohnung aussergewöhnlicher Leistungen. Auch die Ferien- und Überzeitkontrolle wird durch Vertec stark vereinfacht. Bei Publix werden auch die internen, das heisst die nicht direkt verrechenbaren Stunden, erfasst und ausgewertet.

Die Hotline – optimale Hilfe bei Schwierigkeiten

Auch beim besten Programm stellen sich manchmal Probleme oder tauchen Fragen auf. Tritt dieser Fall ein, greift das Publix-Team gerne auf die Hotline zurück. Auf die Fragen beziehungsweise individuellen Wünsche und Anregungen gehen die Vertec-Fachleute immer schnell, kompetent und zufrieden stellend ein. Yvonne Obrecht lobt die unkomplizierte Abwicklung und speditive Umsetzung der Lösungen: "Meine Erfahrungen mit der Hotline und dem Support waren sehr gut. Ich habe bei Vertec noch nie gehört, dass etwas nicht geht. Sie finden immer eine Lösung. Deshalb ist die Hotline für mich absolut das Geld wert."

Leben von den verrechenbaren Stunden

Publix spart mit Vertec Zeit und Geld. Durch die Leistungssoftware von Vertec laufen die Betriebsaktivitäten rationeller und gewinnbringender ab. Kundenprojekte werden konsequent geführt, überwacht und verrechnet. Durch verschiedene Auswertungsfunktionen lässt sich auch jederzeit eine Übersicht der variablen respektive fixen Kosten und des Deckungsbeitrags ablesen sowie die Tarifstruktur planen.

Früher konnte es vorkommen, dass gewisse Aufwände gelegentlich nicht einbezogen wurden. "Ich kann mir vorstellen, dass wir heute Aufwände verrechnen, die früher nicht zur Erfassung kamen." Mit Vertec kann Publix darauf vertrauen, dass alle verrechenbaren Stunden lückenlos erfasst werden. Die Geschäftsleitung hat realisiert, dass sie von der rationellen Auswertung der Mitarbeiterproduktivität wesentlich profitiert. Auch die Kunden schätzen die nachvollziehbaren und transparenten Leistungsübersichten der Agentur.