Leistungssoftware für kreative Köpfe
Crossmedia-Kommunikation hat bei Maxomedia Tradition. Seit über 10 Jahren konzipiert und realisiert das Unternehmen mit seinen 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Kommunikationsprojekte für nationale und internationale Kunden.
Die breit gefächerten Kompetenzfelder der
Kommunikationsspezialisten aus Bern – mittlerweile sind sie zusätzlich
mit einem Standbein in Zürich vertreten – umfassen die
unterschiedlichsten Bereiche: von der Beratung, Projektleitung und
Konzeption über Kreation, Grafik, Screendesign bis zu Text,
Contenterstellung oder auch Datenbank- Entwicklung, Web Development,
Flash zDevelopment und Webpublishing.
Kontinuierliches Wachstum als Herausforderung
Zu den Anfangszeiten von Maxomedia konnte die Leistungserfassung noch problemlos mit Excel abgewickelt werden. Als die Anzahl der Mitarbeiter stetig stieg, kamen zusätzlich webbasierte Lösungen, die in Eigenregie entwickelt wurden, hinzu. Die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung erfolgte manuell.
"Durch unser organisches Wachstum sind wir irgendwann an den Punkt gelangt, wo wir uns mit dem Thema Leistungserfassung befassen und eine Strategie festlegenmussten", erinnert sich Bernhard Herzig, einer der Gründer und Geschäftsleitungsmitglied von Maxomedia.
Als die Mitarbeiterzahl rund ein Dutzend erreicht hatte, war dieser Punkt gekommen. Die Geschäftsleitung hat eine gründliche Analyse und Neustrukturierung der bestehenden Abläufe und Prozesse vorgenommen. Dabei galt es insbesondere zu berücksichtigen, dass in der Agentur sehr unterschiedliche Bedürfnisse, die an eine betriebswirtschaftliche Software geknüpft sind, vorhanden waren. "Zum einen beschäftigen wir zum Beispiel Grafiker, die sehr kreativ veranlagt sind. Dann wiederum haben wir Programmierer, die in ihren Denkprozessen eher strukturiert sind. Und ein Projektleiter hat nochmals ganz andere Ansprüche", erklärt Bernhard Herzig.
Vertec überzeugt durch Flexibilität
Die Evaluation für eine Leistungssoftware hat Maxomedia im Jahr 2004 durchgeführt. Durch eine sorgfältige Marktanalyse auf der Grundlage zahlreicher Recherchen, bei der diverse Lösungen unter die Lupe genommen wurden, sind die Agentur-Verantwortlichen auch auf Vertec gestossen.
Bernhard Herzig erinnert sich: "Wir haben einige Software-Lösungen
angeschaut, die speziell für die Werbeindustrie entwickelt worden waren
–aber so richtig überzeugen konnte uns keine von diesen. Ein weiteres
Handicap war, dass wir in der Agentur beide Welten einsetzen: Windows
und Macintosh. Allerdings haben wir bei der Evaluation das
Hauptaugenmerk auf Windows gerichtet". Nach einem persönlichen Treffen
mit Claudio Pietra, Geschäftsführer von Vertec, hat sich Maxomedia
definitiv für die Leistungssoftware von Vertec entschieden. "Die
detaillierte Vorstellung der verschiednen Funktionalitäten der Software
hat uns sehr überzeugt. Zudem war uns die flexible Projektverwaltung,
wie sie Vertec bietet, enorm wichtig.
Und schliesslich ist die Software auch mit den bei uns im Einsatz
stehenden Technologien voll kompatibel", begründet Bernhard Herzig den
Entscheid.
Wertvolle Hilfestellung bei der Definition von Prozessen
Vor der Einführung der Vertec-Lösung hat man sich bei Maxomedia intensiv Gedanken über die bestehenden Strukturen gemacht. In einem internen, kreativen Prozess wurden Abläufe festgelegt und – wo erforderlich – neu definiert. "In unserer Agentur haben wir sehr unterschiedliche Abläufe", erläutert Bernhard Herzig. "Die Abwicklung einer Plakatkampagne stellt komplett andere Anforderungen als zum Beispiel die Realisierung einer Website.
Deshalb haben wir uns intensiv Gedanken gemacht, wie wir alle unsere Ansprüche unter einen Hut bringen und am besten in Vertec abbilden können. Die Unterstützung, die wir dabei vom Vertec-Team erfahren haben, war für uns dabei extrem hilfreich. Wir haben rasch gemerkt, dass wirklich auf unsere spezifischen Bedürfnisse eingegangen wird und unsere Anregungen betreffend gewünschter Funktionalitäten bestmöglich umgesetzt werden."
Die Tatsache, dass bei Maxomedia mehrere Mitarbeiter gleichzeitig am gleichen Projekt arbeiten und ihre Daten ins System eingeben, ist ein gutes Beispiel eines solchen speziellen Bedürfnisses. Vertec hat deshalb mit einer Weiterentwicklung dafür gesorgt, dass sämtliche Daten permanent aktualisiert werden – unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter gerade damit beschäftig sind.
Offene Architektur ermöglicht Weiterentwicklung
Die Einführung der Leistungssoftware von Vertec hat sich bei Maxomedia bislang bestens bewährt. Insbesondere die Projektkontrolle wird sehr geschätzt. Weil in Vertec sämtliche Phasen eines Projekts abgebildet werden, wird nach Abschluss eines Projektes auf Knopfdruck ersichtlich, ob zum Beispiel ein vorgegebenes Kostendach auch eingehalten wurde.
Das wiederum hilft einem bei der Kalkulation eines allfälligen nächsten Projekts, das ähnlich gelagert ist. Des Weiteren entfällt dank einer Schnittstelle zur Buchhaltung nach der Verrechnung durch die Projektleiter das manuelle Übertragen der erforderlichen Daten – das spart Zeit und Geld.
Dass die Vertec-Lösung intensiv eingesetzt wird, zeigt sich auch daran, dass Maxomedia seit der Implementierung laufend an einer bedürfnisorientierten Weiterentwicklung gearbeitet hat. So wurde beispielsweise die Weberfassung, mit der alle Mac-Anwender der Agentur arbeiten, durch die hauseigenen Spezialisten modifiziert und erweitert. "Die offene Architektur der Software gestattet uns individuelle Anpassungen problemlos vorzunehmen – das ist ein ganz grosses Plus dieser Lösung", so Bernhard Herzig abschliessend.
