Die Leuchtenstadt glänzt durch moderne IT-Infrastruktur

In Luzern werden die politischen Geschicke der Stadt in oberster Instanz durch den Stadtrat geleitet. Die Stadtkanzlei sowie Sozial-, Bildungs-, Sicherheits-, Bau- und Finanzdirektion bilden das Rückgrat der Stadtverwaltung. Für die gesamte IT-Infrastruktur zuständig ist die Abteilung Prozesse und Informatik (PIT). Um den Anforderungen einer modernen Verwaltung mit Leistungsauftrag gerecht zu werden, hat PIT die Leistungssoftware von Vertec für die Stadtpolizei, die Baudirektion und sich selber eingeführt.

Immer mehr Vorhaben im Bereich von Organisation und Informatik erreichen heute einen hohen Komplexitätsgrad – sei das nun in der Privatwirtschaft oder im öffentlichen Sektor. Oft ist es deshalb nur noch mit Unterstützung von Spezialisten aus verschiedenen Fachdisziplinen möglich, solche Projekte durchzuführen. Dies Aufgabe übernimmt in der Stadtverwaltung Luzern das Team Beratung und Projekte innerhalb der Abteilung Prozesse und Informatik (PIT), die ihrerseits der Finanzdirektion unterstellt ist.

Vielfältige Aufgaben zu erfüllen

Die Abteilung Prozesse und Informatik – zusammengesetzt aus den vier Teams Beratung und Projekte, Anwenderbetreuung, Logistik und Administration sowie Infrastruktur – erbringt als interner Dienstleister marktorientierte Dienstleistungen für die Abteilungen der Stadtverwaltung und die ihr nahe stehende Organisationen. So betreibt sie alle Informatiksysteme, unterstützt die Abteilungen bei Organisations- und Informatikprojekten und stellt ihnen eine Vielzahl von Applikationen für die tägliche Arbeit zur Verfügung. Zudem ist PIT zuständig für die zentrale Informationsverarbeitung, den Einkauf von Büromaterial und -möbel, die interne Telefonie und den Postdienst.

Das Team Beratung und Projekte, bestehend aus fünf Mitarbeitern unter der Leitung von Peter Feer, stellt als Organisationsdienstleister sämtlichen Abteilungen mit Rat und Tat zur Seite und leitet entsprechende Implementierungs- und Optimierungsprojekte. Die routinierten Projektleiter unterstützen und entlasten die Ämter beispielsweise beim Einsatz der standardisierten Projektmanagement-Methode oder auch bei der Evaluation von Dienstleistungen und Beschaffungen. Ausserdem fungiert das Team als Schnittstelle zwischen den internen Kunden und PIT.

Anpassungsfähige Leistungssoftware

Eines der Projekte, welches das Team von Peter Feer realisiert hat, ist die Einführung einer neuen Leistungssoftware. Die Anforderungen bei der Evaluation der neuen Lösung fasst Peter Feer folgendermassen zusammen: "Wir suchten nach einer Lösung, die einerseits so effizient und einfach wie möglich ist und andererseits auch einen hohen Grad an Flexibilität und Modularität aufweist, damit wir sie den von Abteilung zu Abteilung teilweise sehr unterschiedlichen Bedürfnissen ohne grossen zusätzlichen Aufwand anpassen können." Zu diesem Zweck hat das Team Beratung und Projekte verschiedene Systeme unter die Lupe genommen; letztlich fiel der Entscheid zu Gunsten des Angebots von Vertec, weil die Philosophie, die hinter dieser Lösung steht, am meisten zu überzeugen vermochte und das Preis/Leistungs-Verhältnis gestimmt hat. Auch die konsequente Kundenorientierung und Fachkompetenz der Vertec-Mitarbeiter war ein entscheidender Faktor beim Auswahlverfahren.

Weil zum Beispiel die Polizei ganz andere Ansprüche an eine Leistungssoftware stellt als das Tiefbauamt, erweist sich die Flexibilität von Vertec im Vergleich zu herkömmlichen Standard-Systemen als ganz grosses Plus. Die Software kann die vielfältigen Anforderungen der verschiedenen Abteilungen dank sorgfältig durchdachter und entwickelter Programmstruktur mit vielseitigen Konfigurationsmöglichkeiten bedürfnisgerecht abbilden. Auf diese Weise verbindet Vertec die Vorteile einer Standardsoftware – also schnelle Implementation und moderater Preis – mit der flexiblen Anpassungsfähigkeit einer Individualentwicklung. Zudem ist die Applikation ausgesprochen benutzerfreundlich, was den Schulungsaufwand für die Endanwender auf ein Minimum reduziert.

Von der Stadtpolizei bis zur Baudirektion

Die Leistungssoftware von Vertec kommt heute in diversen Abteilungen der Luzerner Verwaltung zum Einsatz: Bei der Stadtpolizei erfassen die Polizisten ihre Leistungen und Spesen. In der Baudirektion setzen Abteilungen ebenfalls Vertec ein – insbesondere für die Nachkalkulation. Und dann natürlich die Abteilung PIT selbst, zum einen für die komplette Leistungserfassung, zum andern für das Projektmanagement. Für die Zukunft ist geplant, noch weitere Abteilungen für die Leistungssoftware zu gewinnen. Auf diese Weise können verwaltungsintern Synergien geschaffen und so die Kosten gesenkt werden.

Die Vorteile der Vertec-Lösung fasst Peter Feer abschliessend so zusammen: "Für unseren Einsatz ist die flexible Programmoberfläche der Software sehr nützlich. Mit den neu erstellten Ordnern lässt sich unsere Organisation in Vertec perfekt abbilden. Das Modul Benchmarking liefert uns zudem sehr schnell und bequem alle gewünschten Informationen. Auch sehr praktisch für uns ist, dass wir diverse Auswertungen problemlos über die Excel-Schnittstelle in der Tabellenkalkulation erstellen können. Speziell erwähnenswert ist ausserdem die unkomplizierte, kompetente und lösungsorientierte Unterstützung durch den Vertec-Support, wenn einmal ein Problem auftritt. Und schliesslich ist für uns auch die Gewissheit wichtig, dass Vertec selbst mit grossen Datenmengen stabil läuft."