Effizienz für Wirtschaftsanwälte

Bequeme und umfassende Geschäftsunterstützung

Dank Vertecs Anwaltslösung und einem kompetenten IT-Partner kann sich die Zürcher Anwaltskanzlei GBF auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Spektra Netcom aus Affoltern am Albis verfügt neben dem Infrastruktur-Know-how als Premium-Partner von Vertec auch über ein umfassendes Wissen im Bereich betriebswirtschaftliche Software für Anwaltskanzleien.

2007 haben die drei Juristen Lars Gerspacher, Lukas Bühlmann und Andreas Fankhauser ihre Kompetenzen gebündelt und eine Anwaltskanzlei an der Zürcher Hegibachstrasse gegründet. Gerspacher, Bühlmann und Fankhauser (GBF), so der Name der Sozietät, ist vor allem im Wirtschaftsrecht tätig, wobei die Schwerpunkte in den Bereichen Luft-, Raum- und Schifffahrt, Transport, Handel sowie Versicherung liegen. Das Gros der Unternehmen und Privatpersonen, die von GBF beraten und vertreten werden, ist denn auch international tätig. Im Weiteren gilt GBF als einzige Schweizer Kanzlei mit einem spezifischen Fokus auf geschäftliche Aktivitäten in den arabischen Ländern.

In Sachen IT stand bei der Gründung des Advokaturbüros von Anfang an fest, dass man diese nicht selber betreuen, sondern in die Hände eines spezialisierten Anbieters legen wollte. Denn schliesslich, so begründet Gerspacher die Entscheidung, sei die Informatik keine Kernkompetenz einer Anwaltskanzlei, sondern vielmehr ein Mittel zum Zweck, um die Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen.

Die Anforderungen an einen externen Spezialisten waren klar umrissen. Bühlmann führt aus: "Wir wollten möglichst alles aus einer Hand beziehen." So sollte der neue Partner nicht nur die Hard- und Software beschaffen, diese implementieren und konfigurieren und die Mitarbeiter instruieren, sondern auch den Support übernehmen können. Ein weiteres wichtiges Auswahlkriterium: Der Dienstleister sollte über entsprechendes Know-how im Bereich der Leistungserfassung verfügen.

Anhand dieses Anforderungskatalogs evaluierte das Anwaltstrio vier Anbieter. Die Wahl fiel schliesslich auf Spektra Netcom, ein IT-Dienstleister mit Hauptsitz in Affoltern am Albis und Filialen in Luzern und Zürich. Gerspacher begründet: "Spektra Netcom hat uns mit ihrer Offerte absolut überzeugt. Das Angebot war umfassend und glaubwürdig und wir fühlten uns verstanden und kompetent beraten." Zudem, so der Jurist weiter, hatten die drei Partneranwälte schon früher in einer anderen Kanzlei, in der sie gemeinsam tätig waren, positive Erfahrungen mit der Affoltemer Dienstleisterin gemacht.

Ein weiteres gewichtiges Argument sprach aus Sicht der Juristen für Spektra Netcom: Das Unternehmen ist seit vielen Jahren Premium-Partner von Vertec. Deren Leistungs-Software kannten die drei Advokaten bereits ebenfalls von ihrer früheren Tätigkeit. "Wir haben auch noch andere Leistungserfassung-Tools evaluiert. Diese waren aber praktisch alle im Hochpreissegment angesiedelt und dennoch boten sie bei Weitem nicht den Leistungsumfang, die Flexibilität und die Benutzerfreundlichkeit von Vertec. Deshalb war für uns schnell klar, dass wir wieder auf Bewährtes zurückgreifen wollten."

So übernahm Spektra Netcom nicht nur die Implementierung der Server, den Aufbau des Netzwerks und die Anbindung der Clients, sondern auch die Einführung der Vertec-Lösung. Diese spielt heute in der Anwaltskanzlei Gerspacher, Bühlmann und Fankhauser eine zentrale Rolle. Denn da die Juristen vor allem langfristige Beratungsmandate betreuen, ist die lückenlose Erfassung sämtlicher Leistungen und Kontakte von grosser Bedeutung. Mit Vertec Leistungs-Software können die Anwälte, ihre Sekretärinnen sowie der für GBF tätige Rechtskonsulent sämtliche aufgewendeten Stunden pro Mandat lückenlos erfassen und dokumentieren. Dies geschieht wahlweise manuell oder mit der praktischen Timer-Funktion, die automatisch die laufende Zeit auf das angewählte Mandat aufrechnet.

Flexible und bequeme Verrechnung

Genau so einfach und rationell ist die Verrechnung der Leistungen, die sich quasi per Knopfdruck erledigen lässt. Über eine integrierte Standardschnittstelle fliessen sämtliche Rechnungsdaten in die von GBF eingesetzte Finanzbuchhaltungssoftware SelectLine. Diese liefert der Leistungs-Software wiederum eine Rückmeldung, sobald ein Klient seine Rechnung beglichen hat.

In der Folge bieten die in Vertec integrierten Auswertungsmöglichkeiten einen umfassenden Überblick über alle erbrachten, geplanten, anstehenden, in Rechnung gestellten und auch bereits bezahlten Leistungen. Praktisch sind auch die uneingeschränkten, manuellen Änderungsmöglichkeiten bei der Verrechnung. Entspricht die vom System vorgeschlagene Rechnung nicht den Vorstellungen der Anwälte – beispielsweise weil der Betrag über dem vereinbarten Honorar liegt – kann sie beliebig angepasst werden. So lässt sich etwa der Endbetrag festlegen, woraufhin sich alle Position, bis auf diejenigen, die geschützt wurden, verhältnismässig anpassen. Die ursprünglichen Daten bleiben für die internen Auswertungen aber erhalten.

Den Anwälten kommt auch das flexible Tarifsystem von Vertec entgegen. So können Stundenansätze beispielsweise Mitarbeitern oder aber Projekten zugeordnet werden. Alternativ dazu kann über die Tariftabelle für jede Mitarbeiter-Kategorie pro Verrechnungstarif ein Preis erfasst werden.

Geschätzt wird auch die umfassende Dokumentenveraltung von Vertec. Ob Korrespondenz, Verträge oder Memoranden – alle Dokumente lassen sich via Mausklick den entsprechenden Mandaten zuweisen. "Dies ist äusserst praktisch und zeitsparend. Mit einem Klick auf ein Mandat hat man alle relevanten Dokumente zur Verfügung", lobt Bühlmann.

Erfolgreiches Doppelpack

Nach rund einem Jahr mit Spektra Netcom und Vertec im Doppelpack zieht Gerspacher eine positive Bilanz: "Dank der hohen Zuverlässigkeit sowie der ausgeprägten Flexibilität beider Partner können wir unsere IT sehr effizient betreiben. Vertec Leistungs-Software benötigt praktisch keine Intervention im laufenden Betrieb und erlaubt eine rasche und intuitive Erfassung sämtlicher Leistungen." Sein Kollege Bühlmann doppelt nach: "Durch den Umstand, dass wir in sämtlichen IT-Belangen einen einzigen Ansprechpartner haben, sparen wir ernorm Zeit und damit auch Geld."

Über Vertec

Vertec AG, mit Sitz in Zürich, ist ein Schweizer Hersteller von betriebwirtschaftlicher Software für Dienstleistungsunternehmen.

Die Lösungen von Vertec sind modular aufgebaut und dienen dem Projektmanagement, der Leistungserfassung, der Fakturierung, der Budgetkontrolle, dem CRM sowie der Nachkalkulation und dem Benchmarking. Die 1996 gegründete Firma beschäftigt 16 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist mit mehr als 360 Kunden und über 6’500 Anwendern der führende Anbieter von Leistungssoftware in der Schweiz.

Zu den Kunden zählen namhafte Firmen aus den Bereichen Advokatur, Architektur, Ingenieurwesen, IT, PR/ Marketing, öffentliche Hand, Unternehmensberatung und Treuhand.