Ein System für alle Ingenieur-Anforderungen
Das Ingenieurbüro Gartenmann Engineering ist auf die Bereiche Energie, Umwelt, Akustik und Bauphysik spezialisiert. Dabei bilden integrale Konzepte und Beratungen für nachhaltige Neu- und Sanierungsprojekte – insbesondere die energetische Optimierung von Gebäudehüllen – einen wichtigen Tätigkeitsschwerpunkt des Unternehmens. Neben dem Hauptsitz in Bern unterhält Gartenmann Engineering weitere Standorte in Basel, Zürich und Lausanne sowie Zweigstellen in Genf und in Chur.
Grundsätzlich bewegen sich die Ingenieure in einem dynamischen Umfeld, wie Stefan Berner, stellvertretender Geschäftsleiter von Gartenmann Engineering, ausführt: «Zum einen sind wir in einem hart umkämpften Markt tätig. Zum anderen ändern sich die zahlreichen Gesetze, Vorschriften und Normen in unserem Bereich fortlaufend. Deshalb gilt es für uns, permanent am Ball zu bleiben und flexibel zu agieren.»
Bei den Mandaten von Gartenmann Engineering handelt es sich mehrheitlich um kleinere Projekte, die allerdings mit bis zu drei Jahren eine vergleichsweise hohe Laufzeit aufweisen. Jedes Jahr kommen rund 800 neue Projekte hinzu. Um hier den Überblick zu behalten, ist eine lückenlose Erfassung aller geleisteten Arbeiten ebenso wichtig wie die zentrale Sicht auf sämtliche Informationen eines Projekts.
Die bis zu diesem Zeitpunkt bei Gartenmann Engineering im Einsatz stehende Projekt-Management-Software stiess diesbezüglich zunehmend an ihre Grenzen. «Ein grosses Problem war auch die dezentrale Datenhaltung: Kundendaten, Akquisitionsinformationen sowie zahlungsrelevante Daten waren an unterschiedlichen Orten abgelegt. Dies machte ein effizientes Projekt-Controlling praktisch unmöglich», schildert Berner die damalige Problematik. Deshalb machte sich Gartenmann Engineering schliesslich auf die Suche nach einem Gesamtsystem, das die Bereiche CRM, Leistungserfassung, Projektmanagement, Dokumentenverwaltung und Reporting vollumfänglich abdeckt.
Alle Bedürfnisse bereits im Standard erfüllt
Bei der Softwareauswahl gingen die Ingenieure ganz pragmatisch vor: Auf Empfehlung eines Mitarbeiters nahmen sie die Vertec Engineering genauer unter die Lupe – und das Konzept überzeugte auf Anhieb, wie Berner ausführt: «Es war sofort offensichtlich, dass Vertec von Grund auf auf die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen zugeschnitten ist. Da die Software alle unsere Anforderungen bereits standardmässig erfüllte, konnten wir uns einen langwierigen und aufwändigen Evaluationsprozess sparen.»
Die Implementierung von Vertec Engineering verlief äusserst schnell. Berner ergänzt: «Auch konnten sich die Vertec-Spezialisten dank ihrem Know-how stets rasch ins unsere Bedürfnisse und Wünsche hinein denken und haben diese jeweils tadellos und schnell umgesetzt.» Wesentlich komplexer sei es allerdings gewesen, die internen Arbeitsabläufe zu optimieren, um den grösstmöglichen Nutzen aus der neuen Anwendung zu ziehen: «Die Softwareeinführung hat bei uns zahlreiche Diskussionen angestossen. Wir mussten unsere teilweise überholten Prozesse überdenken und wo angebracht anpassen sowie die bestehenden, historisch gewachsenen Ablagestrukturen erneuern.»
Unterm Strich hat sich dieser Aufwand aber gelohnt, hält Berner fest: «Unsere Prozesse sind heute modern und professionell aufgestellt. Deshalb konnten wir nach der Vertec-Implementierung vergleichsweise rasch auch die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems nachschieben.»
Navigationsplattform mit effizienter Dokumentenverwaltung
Mittlerweile spielt Vertec eine zentrale Rolle bei Gartenmann Engineering, wie Berner erklärt: «Vertec ist zu unserer Navigationsplattform geworden, über die wir sämtliche Projekte effizient steuern und überwachen können.» Alle 35 Mitarbeiter des Ingenieurbüros erfassen heute sämtliche geleisteten Arbeiten und Spesen auf Projektebene.
Grossen Anklang findet bei Gartenmann Engineering auch die umfassende in Vertec integrierte Dokumentenverwaltung und -automatisierung: Ob Brief, E-Mail, Vertrag oder ein anderes Dokument – mit einem Klick auf ein Projekt oder einen Kunden haben die Ingenieure alle relevanten Dokumente sofort zur Verfügung.
Für die transparente Abbildung aller Projekte setzt Gartenmann Engineering auf das Modul Vertec Budget & Teilprojekt. Mit diesem lassen sich beispielsweise beliebig Subprojekte und -phasen erstellen und die umfangreichen Budget-Kontrollfunktionen sorgen auf allen Ebenen für Transparenz. «Auf diese Weise können wir zum einen immer ganz genau nachvollziehen, wo genau die einzelnen Aufwände entstanden sind. Zum anderen können Projektverantwortliche bei Überlastung oder Abwesenheit nun auch einfacher Teilprojekte und die Verantwortung dafür an Kollegen abgeben.»
Sicheres Projektcontrolling und keine Redundanzen
Abschliessend fasst Berner die wichtigsten Vorteile bon Vertec Engineering zusammen: «Unsere Leistungen und Spesen sind heute jederzeit aktuell und vollständig, das Projektmanagement ist wesentlich einfacher geworden und auch die Sicherheit im Projektcontrolling hat sich nachweislich erhöht. Zudem konnten wir mit Vertec die Qualität unserer Daten deutlich steigern. Redundanzen gehören bei uns der Vergangenheit an.»
Künftig will Gartenmann Engineering das Potenzial von Vertec noch weiter ausschöpfen. In einem nächsten Schritt sollen die Daten aus der ERP-Software über eine Standard-Schnittstelle direkt in die Finanzbuchhaltung fliessen. Zudem will Gartenmann das Modul Benchmarking intensiver für Analysen nutzen.
