Einheitliche Mandatsverwaltung in mehreren Ländern

Die Vertec Leistungs-Software ist nicht nur für Schweizer Dienstleistungsunternehmen der Favorit, wenn es um die sorgfältige und komfortable Erfassung und Verrechnung von Leistungen inklusive eines genauen Controllings geht. Vielmehr ist die Lösung mittlerweile auch im asiatischen Raum erfolgreich im Einsatz. Und zwar bei der Anwaltskanzlei Eiger Law in Taiwan. Das Advokaturbüro geht aus der Niederlassung einer renommierten Schweizer Anwaltskanzlei in der taiwanischen Hauptstadt Taipei hervor und wird durch Nathan Kaiser und John Eastwood geführt, welche vorher bereits die Niederlassung während acht Jahren geführt hatten.

Inzwischen beraten die beiden Juristen mit einem Team von 16 grösstenteils lokalen Anwälten europäische Kunden in allen rechtlichen Belangen im Asia-Pazifik-Raum und in China auf eigene Rechnung. Dabei liegen ihre Schwerpunkte unter anderem in den Bereichen Handels-, Gesellschafts- und Immaterialgüterrecht.

Mit der Schweiz verbinden Eiger Law nach wie vor starke Bande: «Das spiegelt sich auch im Namen unserer Kanzlei wider», erklärt Kaiser. Auf eine Schweizer Niederlassung habe man hingegen bewusst verzichtet. Man wolle nicht Konkurrent der hiesigen Kanzleien sein, sondern ein kompetenter Partner für Rechtsfragen in Asien, so Kaiser.

Mehrere Währungen und Länderstrukturen im Standard

Bereits während der Gründungsphase von Eiger Law stand für die Advokaten fest, dass so rasch als möglich eine effiziente betriebswirtschaftliche Software eingeführt werden sollte.

Nathan Kaiser begründet: «Das lückenlose Erfassen aller geleisteten Arbeit ist für uns von grosser Bedeutung – bilden die verrechenbaren Stunden doch das Fundament für unseren wirtschaftlichen Erfolg.» Vertec Anwalt kannten die beiden Juristen bereits von ihrer vorhergehenden Tätigkeit. Zusätzlich haben sie weitere Lösungen von lokalen und internationalen Anbietern genauer unter die Lupe genommen – und sind rasch wieder beim
Bewährten gelandet, wie Kaiser festhält: «Sehr schnell hat sich herauskristallisiert, dass Vertec als einzige Lösung alle unsere Anforderungen erfüllen konnte. Denn zum einen suchten wir nach einer Software, die möglichst einfach und effizient zu bedienen ist. Zum anderen musste die Lösung mit verschiedenen Währungen umgehen und auch unsere drei Niederlassungen in den unterschiedlichen Ländern abbilden können. Im Gegensatz zu den anderen evaluierten Systemen war dies bei Vertec standardmässig und völlig problemlos möglich.»

Überzeugende Flexibilität und problemlose Remote-Implementation

Überzeugt hat Kaiser auch die Flexibilität der Vertec Leistungs-Software – dank der intelligenten Architektur konnte die Anwendung rasch und unkompliziert an die spezifischen Bedürfnisse von Eiger Law sowie an die teilweise sehr komplizierten rechtlichen Rahmenbedingungen und Steuersysteme in China, Hong Kong und Taiwan angepasst werden.

Implementiert wurde die Leistungs-Software auf den Eiger-Law-Servern in Asien direkt von Vertec – und zwar über eine Remote-Verbindung von der Schweiz aus. «Das hat tadellos geklappt.  Und das trotz einiger Kommunikationsschwierigkeiten. Unser lokaler IT-Verantwortlicher spricht nämlich weder deutsch noch fliessend englisch», schmunzelt Kaiser.

Transparente Rechnungsstellung und detaillierte Rapporte

Mittlerweile wickelt Eiger Law die gesamt Mandatsverwaltung – von der Leistungserfassung über die Fakturierung bis hin zum Reporting – über Vertec ab. «Die Software ist quasi das digitale Herzstück unserer Kanzlei: Hier werden sämtliche Daten erfasst und abgelegt und unsere rund 500 Mandate verwaltet.»

Einer der zentralen Werte von Eiger Law ist Transparenz – und die soll sich auch in der Rechnungsstellung
widerspiegeln. Deshalb erfassen alle 18 User konsequent sämtliche Leistungen selbständig. So werden alle aufgewendeten Zeiten für jedes E-Mail, jedes Telefongespräch, jede Abklärung oder jedes erstellte Dokument
akribisch und wenn gewünscht mit Hilfe der automatischen Timerfunktion festgehalten. «Damit wissen unsere Klienten immer ganz genau, wann wir welche Leistungen für Sie erbracht haben und wie hoch die Kosten dafür sind», führt Kaiser aus.

Die detaillierte Leistungserfassung hat aber auch einen weiteren Vorteil, wie Kaiser ausführt: «Wir können Tagesrapporte erstellen, die Leistung der Mitarbeiter analysieren und auch unproduktive Abläufe ermitteln.

Mobile als bestechend einfache Erfassung

Rund ein Dutzend der Eiger-Law-Mitarbeiter nutzt für die Erfassung der Leistungen und Spesen vorwiegend
den Mobile-Client von Vertec. Dieser ist wahlweise auf Pocket-PC oder auf Notebooks installiert – und im Fall von Eiger Law sogar auf Desktop-Rechner. Er kann auch ohne Internetanschluss genutzt werden. Sobald das mobile Gerät oder der PC mit dem Firmennetzwerk verbunden ist, werden sämtliche Daten bidirektional abgeglichen. «Uns gefällt, dass Vertec Mobile so bestechend einfach ist. Deshalb wird es von vielen Mitarbeitern als primäre Eingabestelle genutzt», so Kaiser.

Effektive Steuerung mit dem Benchmarking

Eine zentrale Stellung nimmt bei Eiger Law das Modul Benchmarking ein. Die vollständige integrierte Business-Intelligence-Lösung ermöglicht es, alle in der Software abgebildeten Unternehmensstrukturen und Objekte miteinander in Beziehung zu setzen. Damit zeigt sie schwarz auf weiss, wie hoch die Deckungsbeiträge der
einzelnen Dienstleistungen und wie rentabel die einzelnen Aufträge sind oder wie sich interne Tätigkeiten auf die Kostenstruktur auswirken.

Ausgeklügelte Analysefunktionen wie beispielsweise die Budget-Kontrolle bieten zudem wirksame Instrumente für das gesamte Mandatsmanagement, wie Kaiser festhält: «Damit haben wir jederzeit alle relevanten Informationen zur Hand. Das ermöglicht uns die effiziente und effektive Steuerung unserer Kanzlei.»