Transparenz und Effizienz auf allen Mandats-Ebenen
Die Zürcher Egli Isler Partner Rechtsanwälte AG berät seit über 10 Jahren Unternehmen in wirtschaftsrechtlichen Fragen vom Vertragswesen und dem Arbeitsrecht über 
Projektbegleitungen und Exportberatung bis zum Risiko- und Compliance- Management. Die Kompetenz-Schwerpunkte der 1997 gegründeten Kanzlei liegen in den Branchen Informationstechnologien, Beratung, Industrie und Bau. Die ausserordentlich hohe Branchenkompetenz schätzt das Gründungsmitglied Dr. Urs Egli auch an Vertec, dem Hersteller der betriebswirtschaftlichen Software der Kanzlei: «Die Spezialisten von Vertec wissen, von was sie sprechen. Wir profitieren immer wieder ganz konkret von ihrem betriebswirtschaftlichen Know-how.» Vertec Anwalt unterstützt die Mitarbeiter von epartners im gesamten Mandatsmanagement inklusive eines umfassenden und exakten Reportings.
Transparenz und Effizienzgewinn
Im Zentrum der Arbeit von epartners steht das Vertrauen. Die Kanzlei setzt auf langjährige Kundenbeziehungen, in denen sie durch ein tiefgehendes Verständnis der spezifischen Erfolgsfaktoren und Herausforderungen das Optimum für die Klienten erreichen kann. Diese Vertrauenskultur lebt die Kanzlei auch intern. Die dafür notwendige Offenheit und Transparenz verschaffen sich die Anwälte mit Vertec. «Offenheit und Vertrauen sind unsere Erfolgsgaranten», erklärt Egli. «Vertec Anwalt verschafft uns mit dem Benchmarking-Modul die dafür notwendige interne Transparenz bezüglich aller wirtschaftlichen Indikatoren.
Eingeführt hatte Egli Isler Partner Rechtsanwälte AG Vertec Anwalt 2001, nach dem die interne Excel-Leistungserfassung und -abrechnung sowie die manuelle Rechnungsstellung immer umständlicher und unübersichtlicher geworden waren. «Vertec erfüllte genau unsere Anforderungen,» erinnert sich Egli. «Was vorher Tage in Anspruch nahm, war nun in wenigen Minuten erledigt.»
Die Mitarbeiter können heute ihre Leistungen bequem in einer übersichtlichen Maske und direkt auf die jeweiligen Mandate verbuchen. So weiss die Kanzlei immer genau wie viele Leistungen auf welchem Mandat durch welchen Mitarbeiter erbracht wurden und auch interne Arbeiten können automatisch abgegrenzt werden.
Einfache Rechnungsstellung und Archivierung
Auch bei der Rechnungsstellung bietet Vertec umfassende Unterstützung im gesamten Prozess. Es erstellt automatisch Rechnungsvorschläge anhand der auf dem Mandat erfassten Leistungen. Dabei kann sowohl die Gesamtrechnung wie auch jede einzelne Position der Honorarnote den Bedürfnissen entsprechend angepasst werden. Für das genaue interne Controlling bleiben jederzeit die ursprünglich erfassten Werte erhalten.
Markant vereinfacht wurde durch Vertec auch die Archivierung der Mandate nach Dossierabschluss. «Vertec vergibt automatisch eine Archivnummer, mit welcher wir dann das Papierdossier markieren. So finden wir in Vertec archivierte Mandate nach Klient, Mandatsbezeichnung oder nach Stichworten jederzeit schnell wieder », wie Egli einen weiteren im Kanzleialltag äusserst nützlichen Vorteil der Lösung herausstreicht.
Analysen nach Mass und hervorragender Support
Einzigartig sind die Auswertungsmöglichkeiten von Vertec. Mit dem Benchmarking-Modul lassen sich sämtliche in der Software definierten Strukturen miteinander in Beziehung setzen. Die wichtigsten Kennzahlen können dabei ohne grossen Aufwand in automatisierten Berichten publiziert werden. «Der wöchentliche Report über alle momentan offenen Leistungen ist unser effizientes Werkzeug, um immer genau zu wissen, wie sich die Auftragslage entwickelt. Jeder Anwalt weiss dadurch bei einer Anfrage genau, ob die notwendigen Kapazitäten vorhanden sind», so Egli. Zudem können detaillierte Kostenrechnungen erstellt werden, die genau zeigen wo wie viel verdient wurde und wo wie viele nichtverrechenbare Aufwände angefallen sind.
Beeindruckend ist für Egli auch die Zuverlässigkeit des Systems. Während der ganzen vergangenen 9 Jahre gab es keinen schwerwiegenderen Ausfall. «Und wenn wir einmal Unterstützung brauchten, half uns das hervorragende Hotline-Team immer sofort weiter. Auch im professionellen Support zeigt sich, dass die Spezialisten von Vertec genau wissen, wovon sie sprechen,» so Egli.
Sein Fazit: «Die Software und die Spezialisten von Vertec haben uns geholfen, unsere Abläufe genauer zu identifizieren, zu strukturieren und zu verbessern.»
