Hohe Erwartungen an den Informatikeinsatz
Die EGELI Informatik AG ist ein spezialisiertes Beratungs- und Dienstleistungs-Unternehmen für Konzeption und Einsatz von Informatik-Systemen. Die Familien-Aktiengesellschaft mit Sitz in St. Gallen gilt als führender Anbieter von betriebswirtschaftlichen Inkasso-Software-Gesamtlösungen. Mit Leistungen, die weit über den Verkauf von Software und Projektbetreuung hinaus gehen, hat sich die Firma im Inkasso-Sektor einen Namen gemacht. Um den Ansprüchen ihrer Kunden gerecht zu werden, stellt EGELI Informatik auch hohe Erwartungen an die im eigenen Betrieb eingesetzten IT-Lösungen - wie die Leistungssoftware von Vertec.
Gegründet 1986, ist die EGELI Informatik AG
in die seit 1948 bestehende EGELI-Organisation, eine Gruppe
Schweizerischer Dienstleistungs-Firmen mit über 170 Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern, eingebettet. Mittlerweile beschäftigt das Unternehmen
32 Mitarbeiter und 6 Lehrlinge. Neben der Software-Entwicklung
bearbeitet sie zusätzlich individuelle Projekte - vielfach als
Generalunternehmerin oder in Partnerschaften.
Vertec löst Eigenlösung ab
Nach der Firmengründung wurde bei EGELI Informatik zunächst eine selbst
entwickelte Lösung zur Leistungserfassung eingesetzt. Mit dem stetigen
Wachstum des Auftragsvolumens sowie der steigenden Anzahl Mitarbeiter
wurde bald einmal eine Ablösung dieses Systems erforderlich. Seit Juli
2001 vertraut das Unternehmen deshalb auf die Leistungssoftware von
Vertec.
Thomas Marx, Direktor bei der EGELI Informatik AG, erinnert sich an die Anfänge: "Wir haben Claudio Pietra, den Geschäftsleiter von Vertec, bei einem gemeinsamen Kurs zur ISO 9001/2000-Zertifizierung kennen gelernt. Während dieser Zeit entstand bereits ein Vertrauensverhältnis und für uns war bei der Evaluation einer neuen Leistungserfassungssoftware schnell einmal klar, dass wir mit Vertec zusammenarbeiten wollten, da die definierten Anforderungen von der Vertec-Lösung konzeptionell abgedeckt wurden."
Leistungserfassung als finanzieller Lebensnerv
Die Angebotspalette von EGELI Informatik umfasst ein breites
Spektrum. 
Abgesehen von Produkten wie der
Inkasso-Software CredInkasso oder IT-Lösungen im LAN- und
Kommunikationsbereich, zählen Dienstleistungen wie Beratung,
Installation, Schulung und Support zu den Haupttätigkeiten. Ausserdem
betreibt das Unternehmen noch ein Rechenzentrum mit Hosting-Services
für seine Kunden.
Unabhängig von der Art der jeweiligen Dienstleistung - in sämtlichen Bereichen geniesst die Leistungserfassung einen hohen Stellenwert. Da die meisten Leistungen, wie beispielsweise Parametrierungseinheiten, Schulungs- oder Abklärungsdienstleistungen, nach effektivem Aufwand auf monatlicher Basis abgerechnet werden, müssen die aufgewendeten Stunden pro Projekt detailliert festgehalten werden, weil die eingegebenen Daten für die anschliessende Fakturierung ausschlaggebend sind. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von EGELI Informatik erfassen deshalb ihre Stunden täglich, unabhängig davon, ob sie nun an einen Kunden weiterverrechnet werden können oder nicht.
"Die akkurate Leistungserfassung ist von zentraler Bedeutung für uns", erklärt Thomas Marx. "Stunden auf Kundenprojekten, die nicht im Vertec-System erfasst sind, können später natürlich auch nicht verrechnet werden und schmälern dementsprechend unseren Umsatz. Deshalb halten wir unsere Mitarbeiter dazu an, ihre Aufwendungen sorgfältig und regelmässig nachzutragen."
Flexibles Tarifsystem unabdingbar
Ein wichtiger Punkt bei der Leistungserfassung ist bei der EGELI
Informatik das flexible Tarifsystem, das Vertec bietet. Denn die
Leistungssoftware deckt sowohl einfache Anwendungen als auch komplexe
Anforderungen ab. "Wir haben die unterschiedlichsten Projektarten:
interne Projekte, Entwicklungs-, Kunden-, Technologie-, Verkaufs- oder
auch Webprojekte. Zudem müssen wir auch die Stundenansätze unserer
Mitarbeiter variabel gestalten können", umschreibt Thomas Marx die
Ansprüche.
Im einfachsten Fall werden Stunden- beziehungsweise Tages- und Spesenansätze einem Projekt oder Mitarbeiter zugeordnet. Als Alternative dazu kann über die Tariftabelle für jede Mitarbeiterkategorie pro Verrechnungstarif ein Preis erfasst werden. Tagespauschalen und interne Kostensätze werden genauso festgehalten. Und selbstverständlich gibt es auch die Möglichkeit, Projekte pauschal in Rechnung zu stellen.
Interne Abläufe klar strukturiert
Ein weitere Grund für die sorgfältige Leistungserfassung ist der
Umstand, dass die eingetragenen Stunden nicht nur für die spätere
Verrechnung relevant sind, sondern gleichzeitig auch der
Präsenzzeitkontrolle oder dem Vergleich von produktiver beziehungsweise
unproduktiver Zeit dienen. Dabei sind zum einen die direkten
Vorgesetzten, zum andern die Projektleiter für die Kontrolle der
Leistungserfassung der übrigen am Projekt beteiligten Mitarbeiter
verantwortlich.
Jeweils Ende des Monats erhalten die Projektverantwortlichen die so genannte Vor-Fakturierung, die sie auf ihre Richtigkeit überprüfen und anschliessend wieder an die Buchhaltung zur definitiven Verrechnung zurückleiten. Und dank einer Schnittstelle zu Abacus können die verrechneten Posten zu guter Letzt direkt aus den Vertec-Phasen in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.
