Mit integriertem System auf Wachstumskurs
Die Congenii Consulting Group berät ihre Klienten in den Bereichen Customer Experience Management, Customer Relationship Management und Business Intelligence. Im Juli 2010 gegründet, beschäftigt das Unternehmen mittlerweile bereits 15 Mitarbeiter – Tendenz steigend.
Congenii verfolgt einen ganzheitlichen Beratungsansatz, der von der Strategieentwicklung bis hin zur technischen Umsetzung der Massnahmen reicht. Dieses Dienstleistungsangebot entspricht einem echten Marktbedürfnis, wie Dr. Jörg Reinnarth, Mitgründer des Unternehmens ausführt: «In unserer digitalen Welt sind fast sämtliche Produkte kopierbar geworden. Ein Unternehmen kann nur noch erfolgreich am Markt agieren, wenn es den Dialog und die Interaktion mit seinen Kunden steuern und sich nach den Kundenbedürfnissen ausrichten kann.»
Leistungserfassung als Fundament für den Erfolg
Bereits während der Gründungsphase stand für die Consultants fest, dass so rasch als möglich eine effiziente betriebswirtschaftliche Software eingeführt werden muss, um das angestrebte Wachstum nachhaltig zu unterstützen. «Das detaillierte Management unserer Projekte, die detaillierte Erfasung aller Leistungen und Kosten und somit die Transparenz gegenüber unseren Klienten und Mitarbeitern ist essentiell für unseren wirtschaftlichen Erfolg», erklärt Olaf Langhardt, der zweite Gründungsvater von Congenii.
Zuoberst auf der Anforderungsliste für die gesuchte Software stand neben einer benutzerfreundlichen Leistungserfassung die effiziente Verwaltung und das genaue Controlling der Projekte. Im Weiteren musste die Applikation auch das komplexe deutsche Spesenabrechnungssystem abbilden können, da die Congenii-Mitarbeiter den grössten Teil ihrer Arbeit vor Ort, beim Kunden leisten – zum Teil auch im Ausland.
Entscheidung für eine zukunftsfähige Lösung
Im Rahmen des Auswahlverfahrens nahm Congenii mehrere Softwarelösung genauer unter die Lupe. Die Entscheidung fiel schliesslich zugunsten von Vertec, wie Stephan Klöckner erklärt, der bei Congenii für das Softwareeinführungsprojekt verantwortlich zeichnete: «Es hat sich rasch herauskristallisiert, dass Vertec eine starke, zukunftsträchtige Lösung ist, die alle unsere Anforderungen erfüllt.
Als sich Vertec auf Anhieb auch bereit erklärte, für uns die benötigte Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung von DATEV zu bauen, fiel uns die Entscheidung nicht mehr schwer.»
Integriertes CRM überzeugt die Experten
Auch für das im Vertec-Grundmodul enthaltene CRM (Customer Relationship Management) finden die Congenii-Berater, die ihrerseits Experten auf diesem Gebiet sind, lobende Worte: «Das System ist exakt auf die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen zugeschnitten.
Uns hat insbesonderedie Integration mit der Leistungserfassung und dem Projektmanagement in einer einzigen Datenbank gefallen», so Klöckner. «Sie ermöglicht uns eine lückenlose Sicht auf sämtliche Klienten-bezogenen Aktivitäten.»
Schnelle und genaue Abbildung der Anforderungen
Nach einem Intensiv-Workshop, in dem in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater die Abbildung der Spesenabrechnung und der Unternehmensprozesse im System festgelegt wurden, ging die Einführung von Vertec bei Congenii schnell und reibungslos über die Bühne, wie Dr. Reinnarth festhält: «Überzeugt hat uns dabei die einzigartige Flexibilität von Vertec.
Dank der Parametrisierbarkeit konnte die Software schnell und genau an unsere spezifischen Bedürfnisse angepasst werden. Zudem haben wir damit die Gewissheit, dass auch alle künftigen Anforderungen ohne grossen Aufwand im System abgebildet werden können.»
Erfassung per PC, Web und iPhone
Mittlerweile dokumentieren alle Congenii-Mitarbeiter sämtliche geleisteten Arbeiten sowie auch ihre Spesen in Vertec. Der Grossteil von ihnen nutzt dafür neben dem Desktop-Client und der Web- Erfassung auch die entsprechende iPhone-Applikation. Damit ist sichergestellt, dass auch unterwegs sämtliche Leistungen bequem erfasst, Adressen schnell bearbeitet, Projektinformationen abgerufen und alle Pendenzen verwaltet werden können.
Konditionen bis auf Subphasen definierbar
Die Projekte, die Congenii betreut, sind in der Regel komplex und weisen teilweise auch eine lange Laufzeit auf. Um auch dies transparent abbilden und überwachen zu können, setzt das Unternehmen auf das Modul Vertec Budget & Teilprojekt. Dieses erlaubt es, beliebige Subprojekte und -phasen zu definieren und dabei die Konditionen für Leistungen und Spesen auf jeder Stufe einzeln zuzuweisen.
Dank umfassender Analysemöglichkeiten wie Soll- Ist-Vergleichen oder Budgetkontrollfunktionen wissen die Verantwortlichen bei Congenii in jeder Projektphase ganz genau, was Sache ist.
Transparenz auf allen Unternehmensebenen
Für die notwendige Transparenz auf Unternehmensebene sorgt das Modul Vertec Benchmarking. Die vollständige integrierte Business-Intelligence- Lösung ermöglicht es, alle in der Software abgebildeten Unternehmensstrukturen und Objekte miteinander in Beziehung zu setzen. Damit zeigt sie schwarz auf weiss, wie hoch die Deckungsbeiträge der einzelnen Dienstleistungen, wie rentabel die einzelnen Aufträge sind oder wie sich interne Tätigkeiten auf die Kostenstruktur auswirken.
«So haben wir jederzeit alle relevanten Informationen zur Hand», erklärt Langhardt und fügt an: «Dies unterstützt uns bei der effizienten und effektiven Steuerung unseres Beratungsunternehmens.»
