AFC - Rationelle Unternehmensorganisation

Stets den Durchblick haben –
mit der richtigen Leistungs-Software

Das Dienstleistungsunternehmen AFC Airflow Consulting AG berät Kunden gesamtheitlich in den Bereichen Brandschutz, Energie, Komfort, Umwelt, Reinraum und Industrielüftung sowie Engineering. Um Prozesse wie Leistungserfassung, Fakturierung oder Projektmanagement einheitlich abwickeln zu können, vertraut das Unternehmen auf die Leistungs-Software von Vertec. So lassen sich die Geschäftsabläufe vernetzter, kontrollierter und standardisierter gestalten.

Das 1995 als Spin-Off der ETH Zürich gegründete Unternehmen mit Sitz in Zürich erbringt mit seinen zwölf Mitarbeitern umfassende Beratungsdienstleistungen: von der Problemanalyse über die numerische Simulation bis zum umgesetzten Konzept. Die Lösungen werden mit modernsten Computersimulationen, Messungen und Visualisierungen entwickelt. Aufgrund der guten Auftragslage konnte AFC in den letzten Jahren ihre Aktivitäten nach und nach ausbauen und kürzlich eine zusätzliche Geschäftsniederlassung in Bern eröffnen. An einem gewissen Punkt führte dieses kontinuierliche Wachstum dazu, dass sich die Geschäftsleitung dazu entschloss, die internen Prozesse zu optimieren und durch eine Leistungs-Software zu konsolidieren. Seit mittlerweile eineinhalb Jahren setzt AFC nun auf die Lösung von Vertec.

Unerreichtes Preis/Leistungsverhältnis

Weil die Beratungstätigkeiten von AFC, die im Gegensatz zu den Pauschalaufträgen nach effektivem Aufwand abgerechnet werden, laufend zunahmen, wurde die systematische Erfassung sämtlicher Arbeitsstunden ein wichtiges Thema, das im Hinblick auf ein rationelles Projektmanagement bei AFC an Bedeutung gewann.

Auf der Suche nach einer Software, welche dem Unternehmen die Leistungs- und Projektkontrolle erleichtern sollte, ist AFC in der Evaluationsphase neben einigen Mitbewerbern auch auf Vertec gestossen. Die Befürchtung einer teuren Lösung bestätigte sich erfreulicherweise bei Vertec nicht. Im Gegenteil: Geschäftsleitungsmitglied Daniel Gubler war positiv überrascht vom guten Preis/Leistungsverhältnis. Die Softwarefirma konnte sich gegenüber der Konkurrenz vor allem deshalb durchsetzen, weil Vertec die Vorgaben bezüglich des Preises während der Phase der individuellen Anpassungen einhielt. Daniel Gubler ist überzeugt, dass der Wert der Leistungs-Software erst beim Konfigurieren zum Ausdruck kommt. „Vertec hat unsere spezifischen Bedürfnisse am besten abgedeckt – an diesem Punkt hat sich gezeigt, wie viel in der Software wirklich steckt und wie authentisch unsere Geschäftsrealität abgebildet werden kann.“

Die Geschäftsprozesse voll im Griff

Dass die Software hält, was sie verspricht, ist umso wichtiger für AFC, als dass sie Vertec für die ganze Palette der Business-Prozesse einsetzt. Vertec kommt nicht nur für die Leistungserfassung, das Projektmanagement und die Verrechnung zum Einsatz, sondern auch für die Adressverwaltung, das Customer Relationship Management (CRM), Offertenwesen und die Korrespondenz. Zudem ist die Kompatibilität von Vertec mit diversen Buchhaltungssystemen ein weiterer Vorteil, der von AFC geschätzt wird.

AFC profitiert durch die einfache Steuerung und Überwachung der Leistungs-Software von einer effizienteren und schlankeren Unternehmensorganisation. Eine besondere Erleichterung bietet für AFC die systematische Projektverwaltung. AFC hatte an Vertec die Anforderung gestellt, dass jedes Projekt zu späteren Auswertungszwecken einerseits einem der vier Geschäftsbereiche – Brandschutz, Energie/Komfort/Umwelt, Reinraum/Industrielüftung oder Engineering –, andererseits einer bestimmten Methode – CDF-Strömungssimulation, FEM- und Explosionssimulation, thermische Simulation oder Evakuationssimulation – zugeordnet werden kann.

Musterprojekte sorgen für klare Strukturen

Als sehr hilfreich hat sich die Erstellung von Musterprojekten erwiesen, die entsprechend den vordefinierten Kriterien angelegt wurden. Wird heute ein neues Projekt eröffnet, kann ohne grossen Aufwand auf eine solche Vorlage zurückgegriffen werden. Das sorgt für einheitliche Strukturen in der gesamten Projektverwaltung.

Aber nicht nur die Projekteröffnung, sondern auch die Projektplanung und -beurteilung ist mit Hilfe von Vertec problemlos und effizient zu bewerkstelligen. Zudem ist es dank der transparenten Projektübersichtstabelle möglich, die Rentabilität der Mitarbeiter nachzuvollziehen und im Hinblick auf eine Optimierung der Produktivität abzustimmen.

Schulung und Support

Damit die Mitarbeiter Vertec effizient benützen und die Stunden systematisch erfassen können, führt AFC in regelmässigen Abständen interne Schulungen durch. In Zusammenarbeit mit Vertec wird bei Bedarf auch der aktuelle Ist- und Soll-Zustand des Systems abgeglichen. Mit dem Support durch das Vertec-Team ist AFC sehr zufrieden. „Wenn wir Unterstützung durch die Experten von Vertec benötigen, werden wir immer sehr kompetent beraten. Die lösungsorientierte Vorgehensweise entspricht dabei genau unserer Erwartungshaltung“, fasst Daniel Gubler die Erfahrungen mit dem Support zusammen.

Rückblickend kann Daniel Gubler zufrieden feststellen: „Für uns hat sich die Einführung der Vertec-Leistungs-Software auf jeden Fall gelohnt. Wir verfügen nun über eine Lösung, die exakt auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist, und uns die tägliche Arbeit in vielen Belangen enorm erleichtert. Ausserdem sind wir stets auf dem Laufenden, wie sich unser Geschäft gerade entwickelt – für uns sind das natürlich ausgesprochen wertvolle Informationen.“