Die Leistungserfassung und Rechnungsstellung bezieht sich in Vertec immer auf Projekte und Mandate. In der Projekt- und Mandatsverwaltung werden alle internen und externen Projekte und Mandate abgebildet. Für einen Kunden können natürlich auch mehrere Projekte geführt werden. Einzelne Projekte lassen sich mit Projektphasen und Subphasen genauer strukturiern. Ein Projekt kann bezüglich Stundensätzen, Rechnungsvorgaben, Verantwortlichkeiten, Rechnungsausdrucken und mehr konfiguriert werden.
Definition von Projekten und Mandaten
Projekte und Mandate werden mit einem Code eindeutig identifiziert (im Beispiel TRASTA). Neben der Zuordnung zum entsprechenden Kunden und einem kurzen Beschrieb des Projekts wird auch definiert, ob es sich um ein internes oder um ein produktives Projekt handelt, wie das Mandat verrechnet wird und in welcher Sprache die Korrespondenz erfolgt.
Stundensätze
Stundensätze lassen sich mittels einer Tariftabelle organisationsweit verwalten. Sie können aber auch für ein einzelnes Projekt oder Mandat individuell festgelegt werden.
Rechnungsvorgaben
Für jedes Projekt und Mandat werden zentrale Parameter wie Währung, Tarife, MwSt oder das Rechnungsintervall einzeln definiert.
Vertec unterstützt pauschale Rechnungen, Spesenpauschalen und Rabatte. Diese können nicht nur auf einzelnen Rechnungen festgelegt werden, sondern lassen sich auch einmalig auf einem Projekt oder Mandat definieren. Im nebenstehenden Beispiel wird einem Kunden ein Rabatt von 10% auf Dienstleistungen gewährt.
Verantwortlichkeiten
Durch die Zuordnung von Verantwortlichen (beispielsweise Projektleiter für ein Projekt) können einfache Auswertungen durchgeführt werden. Im nebenstehenden Beispiel sind alle Projekte ersichtlich, bei denen der Mitarbeitende Christoph Keller als Projektleiter fungiert. Darauf basierend lassen sich Berichte wie ein Fakturavorschlag oder eine Kostenübersicht erstellen und ausdrucken.
Rechnungsausdrucke
Für jedes Projekt kann definiert werden, welche Ausdrucke an welche Kundenadresse verschickt werden sollen. So lässt sich beispielsweise festlegen, dass der Begleitbrief zur Rechnung an den Treuhänder des Kunden verschickt werden soll. Die im nebenstehenden Beispiel aufgelisteten Berichte können für jede Rechnung in einem Schritt ausgedruckt werden.
