Neben Rechnungen und anderen Auswertungen können in Vertec auch viele andere Dokumente wie Briefe, Faxe, Memos, Offerten oder Lieferscheine erstellt werden.
Dokumentverwaltung
Diese Dokumente können aus sämtlichen in der Leistungserfassung vorhandenen Informationen bestehen, so etwa aus der Direktnummer des Mitarbeitenden, dem Projektcode oder der Bestellnummer des Kunden. Die Dokumente werden automatisch abgelegt und stehen in der integrierten Dokumentenverwaltung zur Verfügung. Im Beispiel sehen Sie die zu einem Projekt geführte Korrespondenz. Die Dokumente wurden hier zusätzlich mit Aktivitäten verknüpft.
Bestehende Dokumente können in Microsoft Word oder mit dem Addin auch im Windows Explorer direkt mit Vertec verknüpft werden. In einem solchen Fall wird eine Aktivität erzeugt, an die das Dokument angehängt wird.
Auch E-Mails können mit dem Outlook-Addin gespeichert werden. Ein- und ausgehende Nachrichten lassen sich so am richtigen Ort speichern. Auf diese Weise erhalten Sie automatisch eine umfassende Historisierung von Projekten und Mandaten inklusive der zugehörigen elektronischen Korrespondenz.
Dokumentautomation
Vertec bietet zudem vielfältige Möglichkeiten für die Dokumentenautomation, so etwa die automatische Erstellung und Speicherung von Word-Dokumenten. Im Normalfall werden Dokumente wie etwa Briefe, Faxe oder Memos auf einzelnen Projekten und Adressen erstellt. Ein Dokument kann aber auch ausgehend von einem Projekt oder Mandat erstellt werden. So kann die Verknüpfung mit dem Projekt erhalten und das Dokument wird automatisch in der Dateiablage des Projektes gespeichert, während das eigentliche Dokument an eine andere Adresse als die Kundenadresse adressiert wird.
Strukturierung der Adressen für Massenmailings
Mittels Parametrierung können vorhandene Adress- oder Projektdaten so struktiert werden, dass sich problemlos Serienmailings etwa an sämtliche Kunden aus einer bestimmten Branche oder alle Interessenten für ein bestimmtes Produkt erstellen lassen. Wahlweise kann hierfür die Dokumentenautomation von Vetec oder die in Microsoft Word enthaltene Funktion für Serienbriefe verwendet werden.
