Übersicht

Die Outlook Adressen Schnittstelle ermöglicht es, Adressen von Vertec ins MS Outlook zu exportieren und von MS Outlook zurück ins Vertec zu importieren. Nachfolgend finden Sie eine Anleitung zur Installation der Outlook Schnittstelle.

Installation

Zur Installation der Schnittstelle gehen Sie wie folgt vor:

1. Im Vertec-Verzeichnis auf dem Server befindet sich ein Unterverzeichnis für die Extensions (C:\Programme\Vertec\Extensions).
2. In diesem Verzeichnis müssen sich die Dateien Outlook.py und ExtAdressOutlookExport.ini für den Outlook-Export bzw. ExtAdressOutlookImport.ini für den Outlook-Import befinden. Weiter muss auf dem PC oder Server, auf dem der Import/Export laufen soll, Outlook installiert sein (Exchange-Server reicht nicht).
3. Starten Sie Vertec und melden Sie sich als Administrator an.
4. Öffnen Sie das Menü Optionen > Extensions.
5. Im Dialog Extension Manager wählen Sie die zu installierende Extension und klicken anschliessend auf den Button >>.

   

6. Zur vollen Funktionsfähigkeit der Schnittstelle muss folgende Systemeinstellung gesetzt werden: Bestimmen Sie erst den Outlook Kontakte Ordner, in den die Vertec Adressen exportiert werden sollen. Auf dem Reiter Adressen der Systemeinstellungen können Sie das Property Outlook Export Kontakte Ordner setzen. Klicken Sie auf das Feld mit den drei Punkten. Es erscheint folgender Dialog:
   

   

   Lassen Sie diesen Dialog offen und wechseln Sie ins Outlook. Markieren Sie im Outlook den gewünschten Kontakte Ordner. Kehren Sie dann ins Vertec zurück und klicken Sie in diesem Dialog auf OK. Der im Outlook aktuell markierte Ordner wird eingetragen.

7. Das zweite Property Vertec Adressen Export Ordner wird für den Outlook-Export benötigt, um die Schnittstelle im Batchmodus zu betreiben. Es definiert einen Vertec Ordner, aus dem alle vorhandenen Adressen ins Outlook exportiert werden. Klicken Sie auf die drei Punkte um den Dialog aufzurufen.
   

Wichtig:

• Die Benutzer, welche Adressen exportieren sollen, müssen auf diesem Ordner Schreibberechtigung haben.
• Die Quell- und Zielordner für die Outlook Schnittstelle sind im Vertec nicht benutzerspezifisch. Sie gelten somit für alle Mitarbeiter. Es ist aber möglich, das Ganze so einzurichten, dass es doch benutzerspezifisch ist:

Einrichten eines "benutzerspezifischen" Systems

Der Pfad, der als Quell- und Zielordner eingetragen wird, ist relativ. Das heisst, dass auch persönliche Ordner ausgewählt werden können. Wichtig dabei ist, dass sich ein Ordner dieses Namens jeweils bei jedem Mitarbeiter befindet.

Beispiel

Auf einer Adresse im Vertec kann ein Betreuer angegeben werden. Jeder Mitarbeiter, der irgendwo als Betreuer angegeben ist, erhält einen Unterordner betreute Adressen. Dieser kann ausgewählt werden als Quellordner für den Outlook-Export:

Im Outlook funktioniert es gleich: Im Beispiel obenwurde der Ordner Kontakte aus den persönlichen Ordnern ausgewählt (Outlook Export Kontakte Ordner).

Einrichten des Mapping-Files

Mittels des Mapping Files kann die Zuordnung von Outlook Feldern zu den Vertec Feldern bestimmt werden. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in den Artikeln Mapping-File (Export) bzw. Mapping-File (Import).