Mit Vertec können Rechnungen auch automatisch gestellt werden. Um eine automatische Rechnungstellung aufzubauen, gehen Sie wie folgt vor:

Voreinstellungen auf Projektebene

Auf dem Projekt werden die Voreinstellungen für die automatische Rechnungsstellung vorgenommen. Diese setzten sich wie folgt zusammen:

1. Rechnungsintervall:
   • monatlich: es wird jeweils der Vormonat berücksichtigt.
   • quartalsweise: Quartale sind 01.01.-31.03, 01.04.-30.06., 01.07.-30.09., 01.10-31.12.
   • halbjährlich: Als Halbjahre zählen 01.01.-30.06. und 01.07.-31.12.
   • jährlich: Es zählt die Zeitspanne vom 01.01.-31.12.
2. Checkboxen:
   • automatisch Rechnung erstellen: Ist diese Option aktiviert, wird dieses Projekt bei der automatischen Rechnungstellung berücksichtigt.
   • automatisch Rechnung drucken: ist diese Option aktiviert, werden automatisch alle Berichte erzeugt und ausgedruckt, die als Berichte für Rechnung auf dem Reiter Berichte definiert wurden.
   • automatisch Rechnung verbuchen: Die Rechnung wird im Vertec automatisch verrechnet. Ist eine Buchhaltung angeschlossen und in den Systemeinstellungen Beleg direkt buchen? auf Ja, wird die Rechnung direkt in die Buchhaltung verbucht.

Wird unter Rechnungsintervall eine der Einstellungen vorgenommen, aber die Option "automatisch Rechnung stellen" nicht aktiviert, muss die Rechnung manuell gestartet werden. Als Datumsintervall wird dann die entsprechende Datumsperiode eingestellt, ohne Berücksichtigung, ob bereits eine Rechnung oder Einträge vorhanden sind.

Automatische Rechnungsstellung starten

Bevor die Rechnungsstellung gestartet wird, kontrollieren Sie bitte, ob die Rechnungsnummer in den Systemeinstellungen richtig eingestellt ist.

Die automatische Rechnungsstellung wird auf einer Liste von Projekten gestartet. Alle Projekte in dieser Liste, die die Kriterien erfüllen, werden berücksichtigt. Kriterien sind:

• Für das eingestellte Rechnungsintervall ist noch keine Rechnung erstellt worden.
• In der Zeitspanne des entsprechenden Rechnungsintervalls sind Einträge vorhanden (Leistungen, Spesen, Auslagen).

Um die Rechnungstellung zu starten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Projektliste und wählen Sie 'automatische Rechnungsstellung starten':

Die Rechnungen werden nun gemäss Ihren Einstellungen erstellt / ausgedruckt / verrechnet / verbucht.

Kontrolle

Wenn die Rechnungen nicht automatisch verrechnet werden, können Sie sie einfach im Ordner provisorische Rechnungen im Ordner Stammdaten wiederfinden.

Wenn die Rechnungen automatisch verrechnet worden sind, haben Sie folgende Möglichkeiten, die Rechnungen zu kontrollieren:

1. Auf den Projekten, für die Rechnungen erzeugt wurden, jeweils auf dem Reiter Rechnungen.
2. Sie erstellen einen SQL-Ordner, mit dem Sie Rechnungen nach Nummern suchen können. Als Klasse definieren Sie Rechnung, als Expression Nummer like "\1%", Suchdialog anzeigen.