Ein Projekt muss bereits erfasst und aktiv sein, damit Leistungen von Bearbeitern dafür erfasst werden können. Ob das Projekt aber bereits in der Pre-Sales-Phase, in der Planungsphase, oder erst kurz vor Beginn der "eigentlichen" Arbeiten in Vertec eröffnet werden soll, hängt davon ab, ob z.B. Leistungen für die Offertstellung dem einzelnen Projekt oder einem internen Projekt für Verkaufsaktivitäten zugewiesen werden sollen.

Ein Projekt eröffnen

Um ein Projekt zu erfassen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das entsprechende Icon.

• Beginnen Sie damit, dass Sie einen Projekt-Code eingeben. Er kann aus Buchstaben, Zahlen oder einer Kombination der beiden bestehen. Projekt-Codes mit mehr als 16 Zeichen sind möglich, doch werden sie in einigen Ansichten nicht vollständig dargestellt. Vertec überprüft nicht, ob ein Projekt-Code schon besteht. Ist die Systemeinstellung Codes in Grossbuchstaben umwandeln in der Sektion Allgemein gesetzt, wird der eingegebene Code in Grossbuchstaben umgewandelt.
• Kunde: Klicken Sie rechts des Feldes auf den Button mit den drei Punkten. Sie gelangen damit in eine Adressabfrage und können die Kundenadresse aus den bestehenden Adresseinträgen auswählen.
• Beschrieb: Je nach Systemeinstellung wird als Beschrieb die Kundenadresse übernommen, oder das Feld bleibt leer, Sie können den Beschrieb selbst vornehmen. Die Systemeinstellung heisst Projekt Beschrieb automatisch setzen und befindet sich in der Sektion Projekt.
• Das Feld Betreffend wird auf dem Rechnungsbrief verwendet und sollte demnach eine kurze, für den Kunden verständliche Beschreibung des Projektes enthalten.
• Die Tarifstufe bestimmt die Stundensätze, zu denen die Bearbeiter grundsätzlich verrechnet werden, wenn Sie Leistungen für dieses Projekt erfassen. An dieser Stelle können Sie eine bereits definierte Tarifstufe auswählen.
• Die Währung definiert die Projektwährung, standardmässig ist dies die Leitwährung. Die erfassten Leistungen, Spesen und Auslagen werden in dieser Projektwährung erfasst bzw. umgerechnet.
• Jedes Projekt wird einem Projekttypen zugeordnet. Für die richtige Auswahl lesen Sie den Artikel über die Projekttypen.
• Das Rechnungsintervall automatisiert bei der Rechnungsstellung nur das Einsetzen der entsprechenden Datumswerte für eine Abrechnung. Es löst keine automatischen Abläufe aus. "Kein" Rechnungsintervall bedeutet, dass im Falle einer Abrechnung alle offenen Leistungen und Spesen berücksichtigt werden (Ausnahme: Leistungen einer Pauschalphase).
• Die Checkbox Aktiv muss angewählt sein, damit Bearbeiter ihre Leistungen für das Projekt erfassen können. Standardmässig ist ein Projekt immer aktiv. Der Administrator kann Projekte deaktivieren. Sie sind dann für die Bearbeiter nicht mehr sichtbar, im System aber weiterhin vorhanden. Auf inaktive Projekte kann nicht mehr erfasst werden.
• Die Checkbox automatische Rechnung erstellen hat keine Wirkung, wenn "kein" Rechnungsintervall ausgewählt worden ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Rechnungsstellung.
• Als Projektleiter wird ein Bearbeiter ausgewählt. Bei diesem Bearbeiter ist das entsprechende Projekt damit automatisch im Unterordner "eigene Projekte" aufgelistet. Fakturavorschläge und Auswertungen können dann mit der Projektliste eines Projektleiters erstellt werden. Der Projektleiter hat auf seinen eigenen Projekten weitergehende Berechtigungen. Im Benchmarking gibt es ausserdem Projektleiter-Auswertungen.
• Bei Hauptbearbeiter, Hauptbearbeiter Stv. und Sekretariat kann optional ebenfalls ein Bearbeiter zugeordnet werden. Hauptbearbeiter werden im Benchmarking gleich wie die Projektleiter ausgewertet, Hauptbearbeiter Stv und Sekretariat dienen zu Ihrer internen Auswertung; Sie können danach gruppieren und filtern oder die Angaben auf Reports anzeigen.

Zuordnung eines Bearbeiters entfernen

Da ein Projekt immer einen Projektleiter haben sollte, sollte man diesen nicht entfernen, sondern höchstens durch einen anderen Bearbeiter ersetzen, sonst wird das Projekt ungültig.

Hauptbearbeiter, Hauptbearbeiter Stv. und Sekr. können wieder entfernt werden, leider geht das im Moment noch nicht sehr einfach, sondern muss mittels Script gemacht werden.

Das folgende Script setzt, auf einem Projekt ausgeführt, den Hauptbearbeiter auf leer:

vertec.argobject.member("hb")= nothing

Das Member für den Hauptbearbeiter Stv. heisst "hbstv", dasjenige für das Sekretariat "sekr".

Falls Sie regelmässig Bearbeiter entfernen müssen, kann man alternativ auch den Container des Linktyps dauerhaft anzeigen und dann via "Löschen / Eintrag aus Liste entfernen" die Zuordnung aufheben.