Beim Outlook Addin geht es darum, ein- und ausgehende E-Mails mit Aktivitäten in Vertec verknüpfen zu können. Bei allen E-Mails erscheint folgender Vertec-Button:

Auch über Rechtsklick auf eine E-Mail in der Liste erscheint der entsprechende Befehl:

In Vertec speichern

Dieser Button ruft den Addin-Dialog "Dokument verknüpfen" auf. Hier kann angegeben werden, mit welchen Objekten die Aktivität verknüpft werden soll.

Bei der Verknüpfung eines E-Mails mit Vertec wird der Betreff des E-Mails als Titel der Aktivität übergeben. Dieser kann vorab bearbeitet werden, falls er als Titel nicht passt. Da das Titel-Feld auf 255 Zeichen beschränkt ist, wird der Betreff beim Speichern nach 255 Zeichen abgeschnitten, falls er länger ist.

Gespeicherte E-Mails öffnen

Im Hintergrund werden die E-mails im entsprechenden Ordner (Dokumentpfad) als .msg Dateien gespeichert und als Dokument mit der Aktivität verknüpft. Ein Klick auf den Button Öffnen neben dem Dokument öffnet das E-Mail.

Auf dem Reiter Weitere Info auf der Aktivität gibt es 3 Felder: E-Mail Angaben, Absender und Empfänger. Diese werden vom Addin mit den entsprechenden Informationen gefüllt.

In den Systemeinstellungen > CRM / Aktivitaeten kann unter Vertec Dialog beim Senden von Mails anzeigen eingestellt werden, ob der In Vertec speichern Dialog automatisch erscheint, sobald bei einem E-Mail auf Senden geklickt wird. Bei Nein muss der Aufruf manuell erfolgen mittels Klick auf den obengenannten Vertec Button.

Adressauswahl

Ab Version 5.5 gibt es bei ausgehenden E-Mails einen Button Adressauswahl. Dieser kann verwendet werden, um eine E-Mail vorzubereiten.

Ein Klick auf diesen Button öffnet einen Dialog, in dem Sie auf die Adressen in Vertec zugreifen können. Die entsprechenden E-Mail-Adressen können Sie dann in den Feldern AN, CC, und BCC positionieren. Es können nur Adressobjekte mit einer Standard-Email-Adresse ausgewählt werden. Diese Standard-Email-Adresse wird eingefügt.

Weiter kann auch eine Datei hinzugefügt werden. Ein Klick auf den Button Datei... öffnet die Dateiablage (Dokumentenpfad) des ersten Objekts in der Liste der ausgewählten Einträge in folgender Reihenfolge:

1. Projekt
2. Phase
3. Adresseintrag

Zusätzlich können auch bereits Projekte und Phasen vorausgewählt werden. Projekte und Phasen werden oben unter Ausgewählte Einträge dargestellt. Adressobjekte werden dort nicht noch einmal aufgelistet, sie werden jeweils in den Feldern AN, CC, BCC als E-Mail-Adresse angezeigt.

Alle so ausgewählten Einträge werden in der E-Mail gespeichert. Sobald das nächste Mal die Funktion 'In Vertec speichern' aufgerufen wird, erscheinen diese Einträge bereits voreingestellt (siehe obigen Abschnitt).