Der Button In Vertec speichern ruft den "Dokument verknüpfen"-Dialog auf. Hier kann angegeben werden, mit welchen Objekten die Aktivität verknüpft werden soll.

Sie können nun die Einträge in Vertec auswählen, auf denen Sie eine Aktivität erzeugen möchten. Die verschiedenen Arten (Auswählen, Suche nach Projekten, Suche nach Adressen) können dabei auch nacheinander verwendet werden.

Markieren Sie einfach jeweils links den Eintrag und klicken Sie auf den > Button. Mit allen Einträgen, die auf der rechten Seite angezeigt werden, wird die neu erzeugte Aktivität verknüpft. Möchten Sie einen Eintrag aus dieser Liste entfernen, betätigen Sie den < Button.

Aus dem Kombinationsfeld Aktivitätstyp können Sie auswählen, welchem Typ die erzeugte Aktivität zugeordnet wird. In den Systemeinstellungen > CRM / Aktivitaeten kann ein Standard Aktivitätstyp angegeben werden, welcher für E-Mails bzw. für Word-Verknüpfungen verwendet wird. Dieser erscheint dann als Voreinstellung in obengenanntem Kombinationsfeld und kann bei Bedarf auch noch geändert werden.

Objekte suchen

Reiter Suchen auf der linken Seite des Dialogs:

Hier kann nach Projekten oder Adressen im Vertec gesucht werden.

Reiter Auswählen

Standardmässig werden hier der aktuell eingeloggte Benutzer sowie bereits ausgewählte Einträge angezeigt.

Ist - beim Outlook-Addin - die entsprechende E-Mail - Adresse im Vertec bekannt, werden automatisch die damit verbundenen Adressen und Projekte angezeigt.

Zusätzlich werden folgende Objekte angezeigt:

Ordner "verwendete Projekte"

Hier werden alle Aktivitäten 1 Jahr zurück durchsucht, die als Adresseintrag eine der gefundenen Adressen zugeordnet haben oder bei denen die Adresse unter 'zugeordnete Adressen' erscheint. Die Projekte aller dieser Aktivitäten werden in diesem Container dargestellt. Ausserdem wird die Absenderadresse von Aktivitäten berücksichtigt und das zugeordnete Projekt ebenfalls aufgelistet.

Technisch formuliert wird dieser Ordner wie folgt berechnet:

Select Projekt from Aktivität where (Eintrag aus Auswahlliste)=Kontakt
Select Projekt from Aktivität where (Eintrag aus Auswahliste) in Einträge.list (ab 5.5 SR2)
Select Projekt from Aktivität where Email.Absender = Aktivität.Absender (ab 5.5 SR2)

Dabei ist "Auswahlliste" die Liste der gefundenen Adresseinträge mit passenden Emailadressen.

Projekte als Kunde

Container, der alle Projekte auflistet, bei denen eine der gefundenen Adressen Kunde ist. Bei Kontakten werden auch Kunden der Firma berücksichtigt. Wird z.B. aufgrund einer E-Mail Adresse ein Kontakt gefunden, werden auch die Projekte der Firma angezeigt.

Pseudocontainer aufgrund von Linktypen

Alle Link-Container der gefundenen Adresseinträge, welche Projekte oder Adressen enthalten, werden zusammengefasst angezeigt. Das bedeutet: Wenn z.B. die ausgewählten Adressen über einen Linktyp namens beteiligt an mit verschiedenen Projekten verknüpft sind, werden in einem Ordner beteiligt an gesammelt alle diese Projekte angezeigt

Bei gefundenen Kontakten werden auch die Container der dazugehörenden Firma berücksichtigt.

Auswahl von Phasen

Die Phasen werden ebenfalls zur Auswahl angezeigt. Es können neben Projekten und Adressen auch Phasen für die Verknüpfung ausgewählt werden.

Sind mehrere Einträge ausgewählt, funktioniert die Logik für die Verknüpfung mit der Aktivität wie folgt:

• 1. Wenn ein Projekt ausgewählt wird und mehrere Phasen, dann wird zuerst das Projekt gespeichert und danach eine der ausgewählten Phasen, jedoch nur, wenn die Phase dem Projekt gehört.

• 2. Wenn ein Projekt ausgewählt wird und 1 Phase, die nicht zu diesem Projekt gehört, dann wird nur das Projekt gespeichert.

• 3. Wenn nur eine Phase ausgewählt wird und kein Projekt, dann wird diese Phase gespeichert und als Projekt das Projekt der Phase.

Wenn Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf den Button OK. Nun wird eine Aktivität erzeugt und die ausgewählten Einträge mit dieser verknüpft. Dabei gilt: Wird zum Beispiel eine Adresse und ein Projekt ausgewählt, dann erscheint die Adresse beim Kontakt als Kontaktadresse, das Projekt als Projekt:

Sind mehrere möglichen Einträge ausgewählt (z.B. zwei Adressen oder mehrere Projekte), so werden sie in der Reihenfolge verknüpft, in der sie im Outlook-Dialog ausgewählt wurden. Die erste Adresse, das erste Projekt wird wie oben beschrieben der Aktivität zugeordnet. Alle weiteren Einträge werden als zugeordnete Einträge der Aktivität angehängt und können über den Reiter gleichen Namens aufgerufen werden.

Dokpfad auf Aktivitäten und in Addins berücksichtigt Phasen

Der Dokpfad bezeichnet in Vertec den Speicherort, wo via Aktivitäten Dokumente wie Briefe etc. gespeichert werden. Dieser Speicherpfad variiert je nach Objekt, von wo aus die Aktivität ausgeführt wird (wird in den Klassen-Einstellungen hinterlegt).

Der Dokpfad der Aktivität wie auch die Office- und Explorer-Addins berücksichtigen ab Version 5.6 den Dokpfad einer zugeordneten Phase. Ist eine solche zugeordnet und hat einen Speicherpfad, der von dem des Projekts abweicht, wird dieser als Dokpfad der Aktivität verwendet.

Umstellung von früheren Versionen auf Vertec Version 5.6 oder höher

Mit dieser Änderung kann sich der Dokpfad auf Aktivität auch ändern, wenn auf der Phase der Pfad übersteuert wird. Dann stimmt der Pfad zur angehängten Datei auf der Aktivität nicht mehr, wenn in den Systemeinstellungen nicht Absolute Dokumentpfade auf Aktivitäten speichern eingestellt ist.

Projekt-Zuordnung beim Speichern von Dokumenten sicherstellen

Über die Systemeinstellung CRM / Aktivitäten > Projekt-Zuordnung von Dokumenten via Addins sicherstellen kann eingestellt werden, ob der Benutzer beim Speichern von Dokumenten über das Addin mindestens ein Projekt auswählen muss.

Ist diese Einstellung auf JA, erscheint folgende Fehlermeldung, wenn ein Dokument in Vertec gespeichert und dabei kein Projekt ausgewählt wurde: