Die Vertec SelectLine Auftrag Schnittstelle ermöglicht die Koppelung von Vertec an SelectLine Auftrag. In Vertec lassen sich die notwendigen Stammdaten aus SelectLine auswählen. Wird eine Rechnung in Vertec gebucht, wird in SelectLine Auftrag eine Rechnung mit Artikelzeilen erstellt.

Grundeinstellungen in Vertec

Installieren der Schnittstelle

Um die Schnittstelle einzurichten, muss im Vertec unter Optionen > Extensions ausgewählt werden. Im erscheinenden Dialog wird eine Liste angezeigt, in welcher Sie die Option SelectLine Auftrag Schnittstelle anwählen. Durch Klick auf den >>-Button wird die Schnittstelle installiert.

Systemeinstellungen in Vertec

Einige Systemeinstellungen werden für alle Schnittstellen installiert. Bei der SelectLine Auftrag Schnittstelle sind das die gleichen wie bei den Debitor Schnittstellen. Diese sind im Artikel Systemeinstellungen > Buchhaltung aufgelistet.

Spezielle Systemeinstellungen für die SelectLine Auftrag Schnittstelle sind:

Fibu Mandant: Klicken Sie bei 'neuer Wert' auf den Auswahl-Button und wählen Sie den Pfad zu Ihrem Mandanten (Ufakt) aus.

PropertyName: DatenbankFibu. StringProperty.

Fibu Login: Geben Sie hier das Login zum SelectLine an.

PropertyName: LoginFibu. StringProperty.

Fibu Passwort: Geben Sie hier das Passwort zum SelectLine an.

PropertyName: PasswordFibu. StringProperty.

SelectLine Dialog für Rechnungsnummer anzeigen: Ist diese Option gesetzt, wird beim Buchen ein Dialog angezeigt, der die geplante Rechnungsnummern im SelectLine anzeigt. Diese kann so im Voraus noch bearbeitet werden.

PropertyName: SLRechnungsNrDialog. BooleanProperty.

Ertragskonto Leistungen: Hier können Sie eine Artikelnummer aus SelectLine hinterlegen. Wenn auf dem Projekt oder bei der Tätigkeit nichts anderes hinterlegt ist, werden Leistungen auf diese Artikelnummer gebucht.

PropertyName: ErtragskontoLeistungen. StringProperty.

Ertragskonto Spesen: Hier können Sie eine Artikelnummer aus SelectLine hinterlegen. Wenn auf dem Projekt oder beim Spesentyp nichts anderes hinterlegt ist, werden Spesen auf diese Artikelnummer gebucht.

PropertyName: ErtragskontoSpesen. StringProperty.

Ertragskonto Auslagen: Hier können Sie eine Artikelnummer aus SelectLine hinterlegen. Wenn auf dem Projekt oder beim Auslagentyp nichts anderes hinterlegt ist, werden Auslagen auf diese Artikelnummer gebucht.

PropertyName: ErtragskontoAuslagen. StringProperty.

Debitoren-Sammelkonto: Für die Erstellung der Auftragsrechnung wird das Debitoren-Sammelkonto nicht benötigt und kann deshalb nicht automatisch ausgewählt werden. Sie können aber das normale Debitoren-Sammelkonto manuell eingeben.

PropertyName: DebitorenKonto. StringProperty.

Die Werte Rabattkonto und Vorschusskonto werden nicht verwendet.

Artikel im Vertec hinterlegen

Damit die Zuordnung von Leistungen, Spesen und Auslagen zu den Artikeln im Auftrag richtig gemacht werden kann, müssen die Tätigkeiten, Spesen- und Auslagetypen im Vertec erfasst und jeweils mit dem entsprechenden Artikel im SelectLine verknüpft werden.

Dies wird anhand eines Beispiels für eine Tätigkeit veranschaulicht:

Im SelectLine gibt es einen Artikel (Stammdaten > Artikel...) mit der Nummer 250:

Im Vertec wird eine entsprechende Tätigkeit erfasst (Ordner Einstellungen > Tätigkeiten).

Der Code der Tätigkeit wird hier der Klarheit halber gleich genannt wie die Artikelnummer des Artikels aus dem SelectLine:

Der Code kann auch frei gewählt werden. Wichtig ist einfach die Verknüpfung mit dem Artikel aus SelectLine. Dies geschieht auf dem Reiter Buchhaltung:

Klicken Sie im Feld Ertragskonto auf den Button mit den drei Punkten. Es erscheint die Artikel-Auswahl aus SelectLine. Ordnen Sie hier den entsprechenden Artikel zu.

Spesen- und Auslagetypen werden nach dem gleichen Schema erfasst.

Personenkonti zuordnen

Für SelectLine Auftrag gibt es keinen Adress-Abgleich zwischen SelectLine und Vertec. Der Adresse im Vertec muss jeweils eine Personenkonto-Nummer aus dem SelectLine zugeordnet werden. Dies geschieht wie folgt:

Gehen Sie auf der Adresse im Vertec auf den Reiter Vorgaben. Klicken Sie bei Personenkonto Debitoren auf den Button mit den drei Punkten und wählen Sie das Personenkonto aus SelectLine aus.

Belege verbuchen / Auftragsrechnungen erstellen

Voraussetzung für das Buchen einer Rechnung ist, dass auf dem Projekt (bzw. der Adresse) ein Debitor aus SelectLine als Personenkonto zugeordnet ist.

Falls das Verrechnet-Setzen und Buchen getrennt gehandhabt wird (Systemeinstellung Beleg direkt buchen ist auf Nein), dann muss die Rechnung bereits verrechnet sein, bevor sie gebucht werden kann.

Bei einer verrechneten Rechnung enthält der Reiter Buchhaltung die Liste der auszuführenden Buchungen sowie einen Button Buchen.

Ein Druck auf den Button Buchen schreibt die Buchungen in SelectLine Auftrag. Ist die Option SelectLine Dialog für Rechnungsnummer anzeigen auf Ja gesetzt, erscheint der folgende Dialog, in dem die Rechnugsnummer im SelectLine noch bearbeitet werden kann:

Daraufhin wird die Rechnung im SelectLine angelegt:

Auf der Rechnung sind die einzelnen Positionen aufgelistet, aufgeschlüsselt auf die verschiedenen Artikelnummern:

Da die Beispielrechnung mit Phasen erstellt wurde, werden die Positionen nach der entsprechenden Phase gruppiert.

Nach dem Buchen einer Rechnung ist im Vertec das Feld Beleg-Nr. auf dem Buchhaltungs Reiter mit der dazugehörigen Rechnungsnummer aus SelectLine gefüllt.

Zum Stornieren der gemachten Buchung kann der Button Stornieren gedrückt werden.

Das Buchen und Stornieren einer Rechnungs kann auch über das Eintrag Menü oder über das Kontextmenü (Rechtsklick auf Rechnung in einer Liste) erfolgen.