Wenn Sie eine externe Buchhaltungslösung angebunden haben, können Sie mit Vertec über eine entsprechende Schnittstelle (Extension) direkt dort hinein buchen. Obwohl sich die verschiedenen Schnittstellen voneinander in einigen Dingen unterscheiden, ist die Handhabung in Vertec doch im Grossen und Ganzen immer gleich.

Ausgangslage

• Funktionierende Fibu mit eingerichtetem Kontenplan.

• Extension (Schnittstelle) in Vertec installiert und Grundeinstellungen bereits vorgenommen. Die genauen Einstellungen sind bei der jeweiligen Schnittstelle genau beschrieben.

Systemeinstellungen MWST

Als nächstes müssen die entsprechenden MWST-Codes aus der Fibu importiert werden. Erzeugen Sie unter Systemeinstellungen > MWST für die MWSt-Codes, die Sie im Vertec verwenden wollen, je einen MWST-Eintrag und importieren Sie den entsprechenden Code und Satz aus der Fibu.

Hinterlegen des MWST-Standards

Unter Systemeinstellungen > Rechnung können Sie den Standard MWST Typ dann hinterlegen. Dieser wird dann im Vertec standardmässig verwendet, kann aber auf Ebene Projekttyp und auf Projekt noch überschrieben werden.

Systemeinstellungen Zahlungskonditionen

Als nächstes importieren Sie die Zahlungskonditionen aus Ihrer Fibu ins Vertec. Unter Systemeinstellungen > Zahlungskonditionen wählen Sie Debitoren und klicken dann auf aus Fibu importieren.

Hinterlegen des Zahlungskondition-Standards

Unter Systemeinstellungen > Buchhaltung kann eine Standard Zahlungskondition Debitoren ausgewählt werden. Diese können auf tieferen Ebenen dann überschrieben werden.

Personenkonti erzeugen / verknüpfen

Für jedes Projekt, auf welches gebucht werden soll, muss in der Fibu ein entsprechendes Debitor- Konto bestehen.

Ob bereits ein Personenkonto verknüpft ist, sieht man auf der Adresse auf dem Reiter Vorgaben, Personenkonto Debitoren / Personenkonto Kreditoren. Ist das nicht der Fall, muss ein Personenkonto verknüpft oder neu erzeugt werden.

Ist das Personenkonto schon in der Finanzbuchhaltungslösung eröffnet, können Sie auf die drei Punkte neben dem Personenkonto-Feld klicken und das entsprechende Konto aus der Fibu auswählen.

Falls in der Finanzbuchhaltung noch kein entsprechendes Personenkonto eröffnet ist, kann dieses auch direkt aus Vertec heraus erzeugt werden. Dies kann auf Ebene Adresse (wird für alle Projekte dieses Kunden übernommen) oder auf Ebene Projekt (gilt nur für das entsprechende Projekt) geschehen.

Beim Anlegen von neuen Debitor- oder Kreditor-Adressen aufgrund eines Adresseintrags in Vertec wird in der Fibu im aktuellen Mandanten eine Adresse angelegt. Soll das in allen Mandanten erfolgen, muss die Systemeinstellung Adressen in allen Mandanten eröffnen auf Y stehen. Die Liste der Mandanten wird aus allen auf Projekttypen in Vertec festgelegten Mandanten (DatenbankFibu) bestimmt. Dies ist nur möglich, wenn die Fibu Adresse aufgrund einer Vertec Adresse erzeugt wird (nicht für die Erzeugung via Projekt).

Eröffnung einer Debitoradresse

Auf der Detailansicht des entsprechenden Eintrags (Projekt oder Adresse) klicken Sie im Menü Eintrag auf Buchhaltung und wählen den gewünschten Menüpunkt aus:

Es können auch mehrere Adressen resp. Projekte auf's Mal exportiert werden. Markieren Sie dafür die gewünschten Einträge in der Liste und wählen Sie mit der rechten Maustaste aus dem "Buchhaltung"-Menü die entsprechende Option.

Folgende Angaben werden im Vertec eingetragen:

Bei Erstellung via Adresse:

• Das Personenkonto Debitoren auf der Adresse (auf dem Reiter Vorgaben). Dieses wird für die Projekte als Standard verwendet, kann aber auf dem einzelnen Projekt überschrieben werden.
• Das Personenkonto auf den zugehörigen Projekten, die noch kein Personenkonto eingetragen haben, in schwarzer Schrift (zeigt auf, dass die Personenkontonummer von der Adresse geerbt wird).

Bei Erstellung via Projekt:

• Das Personenkonto auf dem Projekt (Projekt > Reiter Buchhaltung > Personenkonto) in grüner Schrift (zeigt auf, dass das Personenkonto auf dieser Ebene erstellt wurde und nur für dieses Projekt gilt.

Spezialfall Simultan SBS

Falls mit mehreren Währungen gearbeitet wird, müssen die Adressen auch in allen notwendigen Währungen eröffnet werden. Beim Erstellen des Debitor Personenkontos aufgrund der Vertec Adresse steht aber keine bestimmte Währung zur Verfügung.

Deshalb muss die Systemeinstellungen > Buchhaltung > Währungen entsprechend gesetzt werden. Ist dort nichts angegeben, wird der Kreditor in CHF eröffnet. Wenn z.B. auch Euro verwendet werden soll, muss da 'CHF,EUR' drinstehen.

Achtung: Die notwendigen Vorschläge in Simultan müssen vorgängig für alle verwendeten Währungen in Simultan festgelegt werden (siehe SAGE Simultan Debitoren Schnittstelle).

Das Anlegen von Adressen in mehreren Mandanten und mehreren Währungen wird nur unterstützt, wenn die Fibu Adresse aufgrund einer Vertec Adresse erstellt wird. Wird eine Fibu Adresse aufgrund eines Vertec Projekts erstellt, dann wird nur der Mandant und die Währung des Projekts verwendet.

Beim Erstellen einer Debitoradresse aufgrund eines Vertec Projekts wird der Debitor in der Währung des Projekts eröffnet.

Falls auf der Adresse das Feld Referenznummer gesetzt ist (Vertec Adresseintrag > weitere Info > Referenznummer), wird diese als adressid einer bestehenden Adresse in SBS interpretiert und beim Erstellen des neuen Debitors verwendet. Falls dort keine Referenznummer gesetzt ist, wird eine neue Adresse erstellt und die Referenznummer auf der Adresse entsprechend eingetragen.

Falls auf der Adresse das Feld Kundennummer gesetzt ist (Vertec Adresseintrag > weitere Info > Kundennummer), wird diese Nummer als Personenkontonummer interpretiert.

Falls das Projekt bereits eine Personenkonto Nummer hat, so wird diese als Nummer des neuen Debitor Personenkontos verwendet.

Debitor-Rechnungen buchen

Um eine Rechnung buchen zu können, muss sie im Vertec verrechnet sein.

Das Verrechnen und Verbuchen kann in einem Schritt erfolgen, wenn die Systemeinstellung Beleg direkt buchen (Systemeinstellungen > Buchhaltung) auf Ja eingestellt wird.

Falls das Verrechnet-Setzen und Buchen getrennt gehandhabt wird, erfolgt das Buchen der Rechnung über den Reiter Buchhaltung auf der Rechnung. Dort ist auch der Buchungsbeleg einsehbar.

Wie die einzelnen Werte zustande kommen, können Sie dem Artikel Felder in Buchungsbeleg entnehmen.

Ein Druck auf den Button Buchen schreibt die Buchungen in die Fibu. Der Button wechselt dann seine Bezeichnung und heisst neu Stornieren.

Pro Rechnung wird ein offener Posten in der Fibu angelegt. Die Ertragsbuchungen werden für Leistungen, Spesen, Auslagen und Vorschüsse getrennt ausgeführt. Ebenfalls berücksichtigt werden Rechnungsrabatte.

Nach dem Buchen einer Rechnung ist auch das Feld Beleg-Nr. auf dem Buchhaltungs Reiter gefüllt. Es enthält nun die Belegnummer der Debitor Buchung in der Fibu.

Zum Stornieren der gemachten Buchung kann der Button, welcher nun Stornieren heisst, nochmals gedrückt werden.

Das Buchen und Stornieren einer Rechnung kann auch über das Eintrag Menü oder über das Kontextmenü (Rechtsklick auf Rechnung in einer Liste) erfolgen.

Spezialfall Abacus

Das Buchen mit der Abacus Schnittstelle bucht nicht direkt in die Fibu, sondern schreibt entsprechende Einträge ins Buchungsfile. Die Handhabung des Buchungsfiles entnehmen Sie bitte dem Artikel über die Abacus Debitoren Schnittstelle.

Arbeiten mit Kostenstellen

Kostenstellen können in Vertec auf Projekttyp-, Bearbeiter-, Projekt-, Projektphasen- oder Tätigkeitsebene definiert werden. Die Hierarchie ist wie folgt:

5. Projekttyp
4. Bearbeiter )*
3. Projekt
2. Projektphase
1. Tätigkeit, Spesen- oder Auslagetyp

)* Auf Bearbeiter-Ebene kann je eine Kostenstelle für Leistungen und für Spesen angegeben werden. Damit diese berücksichtigt werden, muss die Systemeinstellung Mitarbeiter Kostenstellen für Debitorbuchungen verwenden auf Ja gestellt sein (Systemeinstellung > Buchhaltung).

Überschreiben der Standardwerte

Die Einstellungen, die in den Systemeinstellungen gemacht werden, können auf anderen Ebenen für einzelne Gruppen von Projekten oder Adressen überschrieben werden. Die Hierarchie ist wie folgt:

8. Systemeinstellungen
7. Projekttyp
6. Adresse
5. Bearbeiter
4. Projekt
3. Projektphase
2. Tätigkeit, Spesen- und Auslagetyp
1. Rechnung

Der Reiter Vorgaben bzw. Buchhaltung sieht beispielsweise so aus:

Aufgrund der Farbe sieht man jeweils, ob der Wert von der oberen Ebene übernommen oder hier überschrieben wurde:

• Schwarze Schrift: Wert wird von der oberen Ebene übernommen
• Grüne Schrift: Wert wurde auf dieser Ebene überschrieben

Möchten Sie einen überschriebenen Wert löschen und stattdessen wieder den Werte der übergeordneten Ebene übernehmen, löschen Sie einfach die Angabe im Feld bzw. klicken Sie auf den Button mit dem roten X.

Überschreibungstabelle

Nähere Angaben über Zahlungstypen finden Sie hier.

)* Damit die Kostenstellen auf Mitarbeitern berücksichtigt werden, muss die Systemeinstellung Mitarbeiter Kostenstellen für Debitorbuchungen verwenden auf Ja gestellt sein (Systemeinstellung > Buchhaltung).