Bei der Erfassung von Ferien und Freitagen gibt es zwei Varianten:

Variante 1 – Erfassung über die Feiertage- und Ferienliste

Die einfachere erste Variante ist die Erfassung von Ferien und Freitagen über die Feiertage- und Ferienliste. Dort können Abwesenheiten des Mitarbeiters eingetragen werden. Dadurch reduziert sich automatisch die Sollzeit um die entsprechenden Tage.

Auch bei Teilzeitmitarbeitenden kann die ganze Woche von Montag bis Freitag erfasst werden, Vertec berechnet den Ferienbezug automatisch nur für diejenigen Tage und Stunden, an denen der Mitarbeiter gemäss den Vorgaben auch arbeitet.

Variante 2 – Erfassung über Leistungen

Bei der zweiten Variante werden die Freitage und Ferien als normale Leistungen erfasst, um so auf die Sollzeit zu kommen. Diese Variante erlaubt es, detaillierte Auswertungen machen zu können, stellt jedoch höhere Anforderungen an die Mitarbeitenden, die Freitage und Ferien zu erfassen.

Variante 1 – Erfassung über die Feiertage- und Ferienliste

Die Feiertage- und Ferienliste eines Mitarbeiters ist zweigeteilt. Oben sieht man die Liste der Feiertage der Benutzergruppe(n), in denen er sich befindet.

Im unteren Teil werden die Feiertage und Ferien des einzelnen Mitarbeiters erfasst:

Die Erfassung erfolgt analog zu den Benutzergruppen, die Angaben gelten aber nur für den einzelnen Mitarbeiter.

Damit der einzelne Mitarbeiter seine Liste selbst bearbeiten kann, müssen folgende Berechtigungen vergeben werden:

Diese Berechtigung vergeben Sie am besten auf der Standard-Benutzergruppe, da dieser Gruppe alle Mitarbeitenden zugeordnet sind.

Variante 2 – Erfassung über Leistungen

Damit der Feriensaldo von Vertec richtig berechnet werden kann, müssen die Ferien auf eine bestimmte Tätigkeit erfasst werden. Unter Systemeinstellungen > Projekt können Sie diese Tätigkeit für Ferien hinterlegen.

Leistungen, die auf diese Tätigkeit erfasst werden, werden automatisch vom Feriensaldo abgebucht.

Projekt "Abwesenheiten" erfassen

Um die Freitage- und Ferien-Leistungen klar von den anderen Leistungen abgrenzen zu können, sowie für Auswertungen im Benchmarking empfehlen wir, ein Projekt "Abwesenheiten" zu erstellen, auf welches solche Freitage und Ferien erfasst werden. Dieses Projekt wird einem unproduktiven Projekttyp zugeordnet:

Projekt in Phasen unterteilen

Um eine sehr detaillierte Auswertung machen zu können und dem Mitarbeiter die Erfassung zu vereinfachen, können Sie dieses "Abwesenheitsprojekt" in diverse Phasen unterteilen, z.B. "Ferien", "Militärdienst", "Krankheit und Unfall", "persönliche Angelegenheiten" etc.

Auf der Ferien-Phase ordnen Sie die Ferientätigkeit, die Sie in den Systemeinstellungen hinterlegt haben, als einzige Tätigkeit zu. Dies bewirkt, dass der Mitarbeiter die Leistungen automatisch auf die richtige Tätigkeit erfasst. Gehen Sie wie folgt vor:

1.    Ordnen Sie auf der Phase unter Tätigkeiten die Ferientätigkeit zu:

Dann aktivieren Sie unter Vorgaben die Option "Tätigkeiten müssen der Phase zugeordnet sein:

Damit erreichen Sie, dass nur zugeordnete Tätigkeiten bei der Erfassung zur Auswahl erscheinen, in unserem Fall also nur die zugeordnete Ferientätigkeit.

Ferien-Leistungen per Script erfassen

Damit Sie - insbesondere bei längeren Abwesenheiten - bei der Eingabe der Ferienleistungen nicht jeden Tag einzeln erfassen müssen, gibt es ein Script, das auf die beschriebene Kombination von Projekt, Phase und Tätigkeit Leistungen automatisiert erfasst.

Beschreibung und das Script finden Sie hier.