Sollzeit

• Sollzeit für Vollzeit-Mitarbeitende hinterlegen
• Sollzeit für Teilzeitmitarbeitende hinterlegen
• Ein Mitarbeiter tritt ein
• Ein Mitarbeiter tritt aus
• Einem Mitarbeiter wird Überzeit ausbezahlt
• Ein Mitarbeiter wechselt die Sollzeit unter dem Jahr
• Jahresarbeitszeit

Ferien / Frei

• Ein Mitarbeiter tritt unter dem Jahr ein/aus
• Ein Mitarbeiter bezieht unbezahlte Ferien
• Ein Mitarbeiter hat in einem Jahr ein spezielles Ferienguthaben (z.B. Dienstaltersgeschenk)
• Ein Mitarbeiter, der unter dem Jahr ein- oder austritt, hat ein spezielles Ferienguthaben
• So erfassen Mitarbeitende ihre Ferien
• Frei-Tage bei Teilzeitmitarbeitenden

Gruppen mit verschiedenen Sollzeiten / Ferienguthaben abbilden

Ferien- und Überzeitsaldi übertragen

Vertec wird unter dem Jahr in Betrieb genommen

Sollzeit

Sollzeit für Vollzeit-Mitarbeitende hinterlegen

Die Sollzeiten für die normalen Mitarbeitenden werden auf der Benutzergruppe erfasst. In folgendem Beispiel erfassen wir eine Wochensollzeit von 42.5 Stunden für alle Mitarbeitenden:

Auf der Standardbenutzergruppe, auf dem Reiter Vorgaben, wird dafür eine Zeile erfasst. Als Datum wird ein Datum so weit in der Vergangenheit gewählt, dass sicher alle Fälle abgedeckt sind, in unserem Beispiel der 01.01.1900.

Nun geben wir die Wochensollzeit ein.

Hier soll kein Bis-Datum angegeben werden. Diese Vorgabe gilt bis auf Widerruf. Es muss also nicht jedes Jahr eine neue Vorgabe erfasst werden.

Damit sind die Sollzeitvorgaben für die Bearbeiter bereits erfasst. Sie gelten als 100% Vorgaben für alle Bearbeiter.

Sollzeit für Teilzeitmitarbeitende hinterlegen

Bei Teilzeitmitarbeitenden werden Wochensollzeiten auf dem einzelnen Mitarbeiter erfasst. Dies übersteuert die Angaben auf der Benutzergruppe (der Mitarbeiter kann also trotzdem der Standard-Benutzergruppe zugeordnet sein). Ferienguthaben, Überzeit etc. berechnet Vertec dann automatisch.

Achten Sie immer darauf, dass das Datum, ab dem eine Vorgabe gilt, auf den richtigen Zeitpunkt gesetzt wird bzw. auf einen Zeitpunkt viel früher (z.B. 01.01.1900), um alle Fälle abzudecken.

Arbeitspensum 80%, flach verteilt (auf 5 Tage)

Auf dem einzelnen Bearbeiter, auf dem Reiter Vorgaben, wird eine neue Zeile erfasst. Im Feld Wochensollzeit, über den Button mit den drei Punkten, kann man die Wochensollzeit bearbeiten. Wenn man hier als Beschäftigungsgrad 80 eingibt, wird die Sollzeit flach auf alle Tage verteilt.

Arbeitspensum 80%, jeweils Mo – Do.

In diesem Fall geben Sie im Feld Wochensollzeit, über den Button mit den drei Punkten, an den entsprechenden Wochentagen die Sollzeit ein:

Dabei gilt: Ein Feiertag, der auf einen Freitag fällt, wird so nicht als Arbeitszeit gutgeschrieben, da keine Sollzeit besteht.

Sollzeit bei Stundenlohn-Angestellten

Für Stundenlohn-Angestellte gibt es zwei Varianten:

Keine Sollzeit und kein Ferienanspruch

Stundenlohn-Angestellte und Freelancer haben keine Sollzeit und keinen Ferienanspruch. Bei ihnen wird die Wochensollzeit auf 0 gesetzt. Damit erlischt automatisch auch der Ferienanspruch.

Wenn Sie das Wochensollzeitfenster öffnen, sind die einzelnen Felder leer. Ein leeres Feld bedeutet aber nicht 0, Sie müssen die einzelnen Tage explizit auf 0 setzen.

Saldoberechnung ausschalten

Wenn die Sollzeit 0 ist, gilt in Vertec alle erfasste Arbeitszeit als Überzeit. Falls dies stört, kann auch die normale Sollzeit für den Stundenlohn-Angestellten angegeben werden. Dafür wird die Saldoberechnung bei diesen Angestellten ausgeschaltet (siehe dazu den Artikel Bearbeitervorgaben).

Ein Mitarbeiter tritt ein

Beim Eintritt muss auf dem Mitarbeiter das Eintrittsdatum gesetzt werden. Die Sollzeit und das Ferienguthaben werden von Vertec aufgrund des Eintrittsdatums des Mitarbeiters berechnet.

In diesem Zusammenhang taucht immer wieder die Frage auf, warum Vertec bei einem Mitarbeiter, der z.B. per 1.4 eintritt, nicht exakt auf ein Ferienguthaben von drei Vierteln des Jahresguthabens kommt. Der Grund ist der, dass Vertec das Ferienguthaben auf die einzelnen Kalendertage verteilt (siehe Artikel Ferienberechnung im Vertec).

Ein Mitarbeiter tritt aus

Beim Austritt muss auf dem Mitarbeitenden das Austrittsdatum gesetzt werden. Der Ferien- sowie der Überzeitanspruch zum Zeitpunkt des Austritts werden so von Vertec automatisch berechnet. Dies ist bei Vollzeit- wie auch bei Teilzeitmitarbeitenden gleich.

Einem Mitarbeiter wird die Ueberzeit ausbezahlt:

Für die Auszahlung von Überzeit macht man einen Ueberzeitvortrag auf dem Bearbeiter für das Datum, an dem die Ueberstunden zurückbezahlt wurden. Alternativ hat man die Möglichkeit, negative Leistungen zu erfassen.

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Artikel Kompensation von Überzeit.

Ein Mitarbeiter wechselt die Sollzeit unter dem Jahr

Ein Mitarbeiter reduziert auf den 1. April von 100% auf 80%. Gehen Sie wie folgt vor:

Erfassen Sie in den Vorgaben eine neue Zeile und setzen Sie die Wochensollzeit auf 80% (Beschreibung siehe oben). Wichtig ist, dass Sie als Datum den 01. April setzen und kein bis-Datum. Das bedeutet, dass die neue Sollzeit ab dem 01. April gilt.

Vertec berechnet dann Ferienguthaben und Überzeit gemäss diesen Angaben richtig.

Jahresarbeitszeit

Es gibt immer wieder Anfragen, wie man in Vertec ein Jahresarbeitszeit-Modell einrichten kann. Grundsätzlich baut die Arbeitszeit-Berechnung von Vertec auf der Wochenarbeitszeit und Feiertagen auf. Es ist möglich, eine Jahresarbeitszeit einzurichten, dies muss jedoch manuell gemacht werden. Wir empfehlen wenn immer möglich das normale Arbeitszeitmodell von Vertec zu verwenden.

Folgendes Vorgehen führt zum gewünschten Ergebnis.

Feiertagsimport durchführen und ergänzen durch allfällige zusätzliche Feiertage, sowie auch die Sollzeitreduktionen vor Feiertagen. ACHTUNG: bei Teilzeitmitarbeitern muss auch die stundenweise Abwesenheit skaliert werden, da Vertec diese nicht automatisch skaliert.

Der Standard Report Überstundenkontrolle, welcher auf dem Bearbeiter ausgeführt werden kann, weist die von Vertec berechnete Jahressollzeit aus basierend auf der hinterlegten Wochensollzeit:

In unserem Beispiel ist eine Wochensollzeit von 42 h hinterlegt. Daraus berechnet Vertec, unter Berücksichtigung der eingetragenen Feiertage, die Jahressollzeit.

Wenn Sie nun eine sich unterscheidende vorgeschriebene Jahressollzeit haben, kann die Wochensollzeit wie folgt berechnet werden:

aktuelle Wochensollzeit * gewünschte Jahressollzeit / aktuelle Jahressollzeit
42 * 2100 / 2184 = 40:23

Falls die Systemeinstellung Anzeige Minuten nicht auf Stunden.Dezimal eingestellt ist, sondern auf Stunden:Minuten, muss das Resultat noch in Stunden und Minuten umgerechnet werden.

Die so errechnete Wochensollzeit muss nun noch in den Vorgaben des Bearbeiters eingetragen werden:

Ferien

Ein Mitarbeiter tritt unter dem Jahr ein/aus

Vertec berechnet das Guthaben aufgrund des Ein- bzw. Austrittsdatums, der Ferienvorgabe von der Benutzergruppe sowie dem Beschäftigungsgrad automatisch, man muss nichts von Hand ausrechnen.

Ein Mitarbeiter bezieht unbezahlte Ferien

Wenn für einen Mitarbeiter kurzzeitig etwas anderes gilt, können Sie dafür eine Zeile einfügen und diese mit Datum und Bis Datum versehen. Die Vorgabe gilt dann nur für diese Zeitperiode. Beim unbezahlten Urlaub wird sowohl die Sollzeit wie auch der Lohnanspruch auf 0 gesetzt.

Im Beispiel nimmt der Mitarbeiter im Juli unbezahlten Urlaub.

Mit dieser Methode kann es sein, dass dem entsprechenden Mitarbeiter zuviel Ferien gutgeschrieben werden. Je nach Regelung in der Firma hat ein Mitarbeiter für die Zeit, in der er unbezahlte Ferien nimmt, keinen Anspruch auf normale Ferien. Wenn also ein MA einen Monat unbezahlt bezieht, beträgt sein normaler Ferienanspruch in diesem Jahr nur 11/12 des normalen Guthabens. In diesem Fall kann per Anfang Jahr ein negativer Ferienvortrag erfasst und dem MA so 1/12 seines Ferienguthabens abgezogen werden.

Ein Mitarbeiter hat für in einem Jahr ein spezielles Ferienguthaben (z.B. Dienstaltersgeschenk)

Für die Abweichung (die auch negativ sein kann, falls der Mitarbeiter weniger Ferien als normal bis Ende Jahr zugute hat) erfasst man per Anfang Jahr ein Ferienvortrag. Der Zu- bzw. Abschlag wird damit zum normalen Ferienguthaben, welches Vertec automatisch berechnet, hinzu- oder abgezählt.

Es ist wichtig, dass der Ferienvortrag auf den Ferienstichtag hin erfasst wird, der in praktisch allen Fällen Anfang Jahr ist. Wichtig ist dies deshalb, da jeder Ferien-Eintrag innerhalb eines Jahres skaliert wird, z.B. auf Eintritts- und Austrittsdatum. Der Wert wird also in jedem Fall als Jahreswert angeschaut.

Ein unter dem Jahr angegebener Ferienvortrag überschreibt das Ferienguthaben, das in "Ferien" steht, und wird so als Feriensaldo bis zum nächsten Stichtag angesehen.

Ein Mitarbeiter, der unter dem Jahr ein- oder austritt, hat ein spezielles Ferienguthaben

Für die Abweichung (die auch negativ sein kann) erfasst man per Anfang Jahr einen Ferienvortrag. Dies gilt auch für den Fall, wenn das Eintrittsdatum des Mitarbeiters unter dem Jahr erfolgt!

So erfassen Mitarbeitende ihre Ferien

Bei der Erfassung von Ferien und Freitagen gibt es zwei Varianten:

Variante 1 – Erfassung über die Feiertage- und Ferienliste

Die einfachere erste Variante ist die Erfassung von Ferien und Freitagen über die Feiertage- und Ferienliste. Dort können Abwesenheiten des Mitarbeiters eingetragen werden. Dadurch reduziert sich automatisch die Sollzeit um die entsprechenden Tage.

Auch bei Teilzeitmitarbeitenden kann die ganze Woche von Montag bis Freitag erfasst werden, Vertec berechnet den Ferienbezug automatisch nur für diejenigen Tage und Stunden, an denen der Mitarbeiter gemäss den Vorgaben auch arbeitet.

Ferien eines Mitarbeitenden

Der Mitarbeitende kann seine Ferien unter Vorgaben in der Ferien- und Feiertageliste eintragen. Vertec berechnet dann automatisch den Ferienbezug während dieser Zeit.

Betriebsferien

Feiertage sowie Betriebsferien, die für alle gelten, werden auf der Standard-Benutzergruppe in der Ferien- und Feiertageliste erfasst.

Variante 2 – Erfassung über Leistungen

Bei der zweiten Variante werden die Freitage und Ferien als normale Leistungen erfasst, um so auf die Sollzeit zu kommen. Diese Variante erlaubt es, detaillierte Auswertungen machen zu können, stellt jedoch höhere Anforderungen an die Mitarbeitenden, die Freitage und Ferien zu erfassen.

Über die Ferienerfassung gibt es einen detaillierten Artikel: Ferien erfassen

Frei-Tage bei Teilzeitmitarbeitenden

Es gibt den Fall, dass Mitarbeiter, die Teilzeit arbeiten, für Feiertage, die nicht den ganzen Tag dauern, zuviel Zeit gutgeschrieben bekommen.

Das Problem tritt auf bei stundenweisen Feiertagen wie 1h vor Karfreitag oder 4h Sechseläuten. Möchte man einem Teilzeitmitarbeitenden den Freitag aufgrund seines Pensums teilweise gutschreiben, kann man den Freitag direkt auf dem Bearbeiter erfassen und in der Spalte Stunden den gewünschten Wert eingeben. Dieser so erfasste Feiertag übersteuert die Vorgabe auf der Benutzergruppe. Falls viele entsprechende Bearbeiter vorhanden sind, kann die manuelle Erfassung mühsam sein, in diesem Fall kann man die Anforderung über Benutzergruppen lösen.  Mehr Informationen dazu finden Sie im separaten Artikel Frei-Tage bei Teilzeitmitarbeitenden.

Gruppen mit verschiedenen Sollzeiten / Ferienguthaben abbilden

Für jede Arbeitszeit- und Ferienkombination wird eine Benutzergruppe erfasst. So gibt es zum Beispiel für Mitarbeiter unter 20 fünf Wochen Ferien, für Mitarbeiter über 20 deren 4. Oder Sie haben Kadermitglieder ohne Überzeitanspruch, oder Stundenlohn-Angestellte, die weder einen Ferien- noch einen Überzeitanspuch haben.

Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter jeweils nur einer Arbeitszeit/Ferien-Gruppe zugeordnet ist, da sonst ein Konflikt entstehen kann. Solche Konflikte entstehen nur zwischen Gruppen, bei denen die Arbeitszeitvorgaben explizit gesetzt sind, also in grüner Schrift erscheinen.

Wenn Sie also zum Beispiel für die gleiche Wochensollzeit (42,5 h) verschiedene Ferienangaben haben - z.B. einmal fünf und einmal vier Wochen - dann machen Sie je eine Gruppe "42.5 h mit 4 Wochen Ferien" und "42.5 h mit 5 Wochen Ferien".

Ferien- und Überzeitsaldi übertragen

Ferien- und Überzeitsaldi müssen nicht übertragen werden, sondern werden vom System auch über die Jahresgrenze hinweg weitergerechnet.

In folgenden Fällen werden Ferien- und Überzeitsaldi manuell übertragen:

• Es wird Überzeit kompensiert (siehe Artikel Kompensation von Überzeit).
• Ferien können nicht über mehrere Jahre kumuliert werden, sondern "verfallen".

Der Übertrag von Saldi kann auf einem einzelnen Bearbeiter oder auf einer Benutzergruppe (für alle Bearbeiter) geschehen. Eine Beschreibung des genauen Vorgehens finden Sie im Artikel Saldi übertragen.

Vertec wird unter dem Jahr in Betrieb genommen

Es gibt immer mal wieder den Fall, dass Kunden, welche unter dem Jahr Vertec in Betrieb nehmen, Probleme haben beim Hinterlegen der Vorgaben, wenn die Bearbeiter mit dem effektiven Eintritts-Datum erfasst werden in Vertec.

Folgendes Vorgehen hat sich bewährt:

1. Auf der Standardbenutzergruppe wird wie üblich per 1.1.1900 die Wochensollzeit für ein 100% Pensum hinterlegt, sowie im Feld Ferien 100% das Jahresferienguthaben in Stunden.
2. Beim einzelnen Mitarbeiter sollten folgende Einträge vorgenommen werden:
• Per 1.1. des „Going-Live“-Jahres muss folgender Eintrag vorgenommen werden:

  Überzeitvortrag: 0 / Ferienvortrag: eventueller Ferienvortrag für das aktuelle Jahr

• Per „Going-Live“-Termin muss nochmals ein Eintrag erfolgen:

  Überzeitvortrag: 0 oder effektive Überstunden, welche übernommen werden

Beispiel

• Bearbeiter: Christoph Keller
• Eintritts-Datum: 01.04.2004
• Going-Live: 01.03.2012
• Ferienübertrag: 144 h
• Jahresferienguthaben: 200 h
• Überzeitvortrag: 3 h