SharePoint Dokument-Schnittstelle

Vertec bietet ab Version 5.4 die Möglichkeit, mit einem bestehenden MS SharePoint Dokumentenmanagement System zusammenzuarbeiten.

Installieren Sie die Extension, indem Sie unter Optionen > Extensions die Sharepoint Dokument-Schnittstelle installieren.

Die Dokumente in Vertec sind auf einen Speicherort verlinkt. Wenn Sie mit SharePoint arbeiten, wird dieser Speicherort auf das Dokumentenmanagementsystem (DMS) gesetzt (statt wie üblich auf das normale Dateisystem).

In den Systemeinstellungen > CRM/Aktivitäten erscheint ein neuer Punkt Sharepoint Site URL. Geben Sie dort den Pfad zum Server an, wo sich das Sharepoint befindet:

Der eigentliche Dokumentenpfad, also der Pfad zur SharePoint Dokumentenbibliothek, wird ebemfalls in den Systemeinstellungen unter Allgemein > Dokumentenpfad gesetzt. Dieser Pfad muss mit einem Backslash \ beginnen:

Je nachdem, ob die Dokumentbibliothek für Vertec-Dokumente über eine eigene Webseite innerhalb des SharePoints erreichbar ist, muss der Name der Webseite ebenfalls in der Site URL angegeben werden. Auf der untenstehenden Grafik lautet der Name der Webseite Website:

Der eigentliche Dokumentenpfad, also der Pfad zur SharePoint Dokumentenbibliothek, wird ebemfalls in den Systemeinstellungen unter Allgemein > Dokumentenpfad gesetzt. Dieser Pfad muss mit einem Backslash \ beginnen:

Die Dokumente, die aus Vertec heraus generiert oder via Office-Addins ins Vertec gespeichert werden, werden so direkt in SharePoint gespeichert.

Anmerkung

Derzeit (Juni 2011) klappt die automatische Dokumenterstellung über die Schnittstelle nur dann, wenn der am Windows angemeldete Benutzer automatisch am SharePoint angemeldet wird. Um dies im Internet Explorer zu konfigurieren muss die URL des SharePoint-Servers via Internetoptionen\Sicherheit der Zone Lokales Intranet hinzugefügt werden. In der Zone lokales Intranet muss weiter via Stufe anpassen sichergestellt werden, dass Automatische Anmeldung mit aktl. Benutzernamen u. Kennwort aktiv ist.

Beispiel

Im Vertec wird ein Projekt-Brief für das Projekt ESO-STEUER erstellt:

Im Druckdialog sehen Sie den entsprechenden Speicherpfad:

Das Dokument wird in Word erstellt und automatisch in SharePoint gespeichert.

Solange Sie das Dokument bearbeiten, ist es im SharePoint noch ausgecheckt. Wenn Sie das Dokument speichern, wird es automatisch in SharePoint gespeichert. Wenn Sie Word bzw. das bearbeitete Dokument schliessen, wird das Dokument in SharePoint wieder freigegeben.

Im Vertec ist das Dokument wie üblich verlinkt und kann über die Aktivität eingesehen werden.

Mit installierter SharePoint-Schnittstelle erscheint hier ein dritter Button namens Bearbeiten. Klicken Sie auf diesen Button, wenn Sie das Dokument bearbeiten möchten. Es wird dann im SharePoint DMS automatisch ausgecheckt.

Wenn Sie das Dokument nur einsehen, aber nicht bearbeiten möchten, können Sie wie bisher auf Öffnen klicken.

Spezialbehandlung von absoluten Pfaden bei installierter SharePoint-Schnittstelle

Auch wenn die SharePoint Dokument-Schnittstelle installiert ist, werden absolute Pfade trotzdem über das Dateisystem behandelt.

Vertec prüft, ob es sich bei einem Pfad um einen absoluten Pfad mit Laufwerksbuchstaben oder um eine UNC Notation (z.B. \\MyServer\...) handelt. Falls ja, geht Vertec davon aus, dass es sich um das normale Dateisystem handelt. Falls nein, handelt es sich um das Sharepoint Dokumentenmanagementsystem.

Einchecken als "Release"

Auf der Extension gibt es eine Methode Release. Diese ist auf der Oberfläche nicht erreichbar, das heisst, sie wird von Vertec standardmässig nie aufgerufen, kann aber in Scripts verwendet werden.

Damit kann ein spezieller Checkin, ein sogenannter "Release" gemacht werden im SharePoint. Was das genau bedeutet, definiert der SharePoint, z.B. "alle Minor-Versionen löschen", "Dokument kann nicht mehr gelöscht werden" etc. Die Syntax lautet wie folgt:

vertec.getExtension("DocStore").Release(docPfad, comment)