Outlook Aktivitäten Schnittstelle

Aktivitäten können über die Schnittstelle als Aufgaben ins Outlook exportiert werden und umgekehrt. Die Aktivitäten – Aufgaben Synchronisation funktioniert in beide Richtungen.

Schnittstelle installieren

Um die Schnittstelle zu installieren, öffnen Sie im Vertec über Menü Optionen > Extensions den Extension Manager. Installieren Sie die Outlook Aktivitäten Schnittstelle.

Aktivitäten abgleichen

Ist diese Installation erfolgt, erscheint im Menü Optionen ein neuer Menüpunkt Aktivitäten abgleichen. Ein Klick auf diesen Menüpunkt startet die Synchronisation.

Synchronisiert werden die Aktivitäten, bei denen der aktuelle Bearbeiter zuständig ist. Im Outlook wird der aktuelle Standard Aufgabenordner verwendet.

Wird eine Aufgabe in Outlook mit Vertec verknüpft, wird bei der Outlook Aufgabe ein benutzerspezifisches Feld namens VertecId angelegt und mit der Objekt-Id der Vertec Aktivität gefüllt.

Behandlung von Projektangaben in Outlook

Das Feld Abrechnungsinfo in Outlook (Billinginformation, auf dem Reiter Detail) wird dazu verwendet, um einen Vertec Projektcode zu erfassen.

Beim Importieren einer Aufgabe als Aktivität in Vertec (Neu oder Abgleich) wird dieses Feld ausgewertet und der Aktivität das entsprechende Projekt zugeordnet. Falls beim Abgleich ein ungültiger Projektcode angegeben ist, wird das bestehende Projekt der Aktivität belassen und das Abrechnungsinfo Feld damit gefüllt. Bei Neuimporten wird ein ungültiger Projektcode ignoriert.

Ab Version 119 der Outlook Schnittstelle werden nur noch Aufgaben ins Vertec importiert, welche hier einen Projektcode eingetragen haben (siehe Schema der Synchronisation weiter unten). Die Version der Schnittstelle können Sie im Extension Manager einsehen. Sie wird angezeigt, sobald Sie die entsprechende Schnittstelle in der Liste markieren.

Ein leerer Projektcode, wenn vorher ein Projekt zugeordnet war, bewirkt das Trennen des Projekts von der Aktivität.

Schema der Synchronisation

Bei der Synchronisation von Vertec Outlook Aufgaben wird nach folgendem Schema vorgegangen:

1. Neue Aktivitäten, die aus Vertec nach Outlook exportiert werden sollen

Neue Aktivitäten müssen die folgenden Bedingungen erfüllen:

• nicht in Outlook vorhanden
• nicht erledigt

Die neuen Aktivitäten werden als Aufgaben ins Outlook geschrieben.

2. Bereits verknüpfte Aktivitäten werden mit Outlook abgeglichen

Bei bereits verknüpften Aktivitäten wird aufgrund der Änderungsdaten entschieden, ob Daten von Vertec in Outlook oder umgekehrt übertragen werden.

Wenn nach dem Abgleich die Aktivität erledigt ist, dann wird sie in Outlook gelöscht.

3. Outlook Aufgaben, die als Aktivitäten in Vertec importiert werden sollen

Bis und mit Version 118:

• Alle Outlook-Aufgaben, die noch nicht verknüpft sind, werden in Vertec importiert.

Ab Version 119:

• Alle Outlook Aufgaben, die im Feld Abrechnungsinfo (engl. Billinginformation) auf dem Reiter Detail einen Projektcode eingetragen haben, werden importiert.

Falls eine Outlook-Aufgabe verknüpft, die entsprechende Aktivität in Vertec aber nicht mehr vorhanden ist, dann wird sie gelöscht. Das Löschen einer Aktivität in Vertec bewirkt also auch das Löschen der entsprechenden Aufgabe in Outlook.

Anzeigen der Vertec Verknüpfung in Outlook Aufgaben

Zum Anzeigen der Vertec Verküpfungen bei Outlook Tasks gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der Rechten Maustaste in die Aufgabenliste im Outlook und wählen Sie Felder anzeigen...
2. Wählen Sie in der Combo-Box Verfügbare Felder auswählen aus... den Punkt benutzerdefinierte Ordnerfelder aus.
3. In der Liste Verfügbare Felder sollte nun das Feld VertecId erscheinen. Übernehmen Sie dieses in die Liste rechts, damit es in der Aufgabenliste angezeigt wird.

In der Aufgabenliste wird nun das Feld VertecId angezeigt. Falls dieses einen Wert enthält, ist die entsprechende Aufgabe mit Vertec verknüpft.

Aufheben einer Verknüpfung in einem Outlook Task

Wenn Sie eine Aktitivät im Vertec löschen, wird die zugehörige Aufgabe im Outlook gelöscht.

Möchten Sie eine Aufgabe, die Sie bereits einmal in Vertec importiert haben, im Vertec löschen, im Outlook aber nicht, müssen Sie zuerst die Verknüpfung der Outlook Aufgabe zur Vertec Aktivität aufheben.

Damit das funktioniert, benötigen Sie eine Outlook Aktivitäten Schnittstelle der Version 119 oder höher.

Löschen Sie bei der entsprechenden Outlook-Aufgabe die beiden Werte VertecId und Abrechnungsinfo. Dadurch ist die Outlook Aufgabe von Vertec getrennt und wird bei einer Synchronisation weder neu importiert noch gelöscht.