Mit Vertec Aktivitäten können Sie projektorientiert Ereignisse und Pendenzen verwalten. Aktivitäten werden normalerweise von einem Mitarbeiter auf einem Projekt oder einem Teilprojekt erfasst. Typischerweise werden für Kontakte mit dem Kunden (Telefon, Email) Aktivitäten erfasst. Eine Aktivität kann auch Pendenz-Charakter haben. Dazu kann auf der Aktivität ein zuständiger Mitarbeiter sowie ein Wiedervorlage-Termin angegeben werden.

Aktivitäten erfassen

Eine neue Aktivität wird über den Button in der Symbolleiste:

oder in der Aktivitätenliste erfasst. Ein Mitarbeiter verfügt standardmässig über 2 verschiedene Aktivitätenlisten:

• Aktivitäten heute,
• Aktivitäten pendent

Aktivitäten heute

Diese Listenansicht ist ähnlich aufgebaut wie Offene Leistungen heute und verfügt über Auswahlmöglichkeiten für den anzuzeigenden Datumsbereich.

Aktivitäten pendent

Diese Liste zeigt alle pendenten Aktivitäten des Mitarbeiters an und ist nur sichtbar, wenn der Mitarbeiter pendente Aktivitäten hat, für die er als Zuständiger eingetragen ist.

Aktivitätenliste filtern

Die Aktivitäten können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden:

Diese Filterfelder sind auf den Containerklassen AktivitaetenContainer und DateFilterContainer verfügbar.

Filter: Aktivitätstyp

Die Aktivitätenliste kann nach Aktivitätstyp gefiltert werden. Es werden dann nur noch die Aktivitäten des entsprechenden Typs in der Liste angezeigt.

Die anderen Filteroptionen werden nach wie vor berücksichtigt.

Filter: Alle anzeigen / Bis Termin

Die angezeigten Aktivitäten können wahlweise nur bis zu einem bestimmten Termindatum aufgelistet werden. Der Standardwert für den bis Termin wird vom heutigen Datum aus berechnet. Der verwendete Offset kann unter Systemeinstellungen > CRM / Aktivitäten > Anzahl Tage Vorschau in pendenten Aktivitäten eingestellt werden.

• Alle anzeigen aktiviert: Alle Aktivitäten (des entsprechenden Typs, siehe oben) werden angezeigt. Die Filterung Bis Termin wird ignoriert.
• Bis Termin aktiviert: Dieser Filter funktioniert nur, wenn "Alle anzeigen" deaktiviert ist. Es werden alle Aktivitäten mit folgenden Kriterien angezeigt:
• ein Zuständiger ist eingetragen.
• das erledigt-Häckchen ist nicht gesetzt.
• bei Termin ist nichts oder ein Datum vor dem Bis Termin eingetragen.

• Alle anzeigen sowie bis Termin deaktiviert: Alle nicht erledigten Aktivitäten werden angezeigt:
• ein Zuständiger ist eingetragen.
• das erledigt-Häkchen ist nicht gesetzt.

Die einzelne Aktivität

Eine Aktivität umfasst folgende Informationen:

Kontaktadresse zuordnen

Auf Listen von Aktivitäten kann eine Adresszuordnung auch direkt in der Listenansicht vorgenommen werden. Für die Adressen-Verknüpfung ("Kontakt") wird ein Editierfeld mit Buttons zum Auswählen und Löschen angezeigt.

Ein Druck auf den Auswahlbutton oder das Tastaturkürzel Ctrl - Pfeil nach unten öffnen einen Adressen-Suchdialog. Der Löschen Button oder Ctrl - Delete entfernen die Adressen-Verknüpfung.

Weitere Objekte / Adressen zuordnen

Ausser den einzelnen Felder für Kontakt und Projekt können der Aktivität noch weitere Adressen und Objekte zugeordnet werden. Unterhalb des Text-Feldes gibt es dafür zwei Buttons:

Objekte aus Ordner zuordnen...

Wenn eine Aktivität mit vielen Objekten gleichzeitig verknüpft werden soll (Einladungen, Ankündigungen, Massenmails, etc.), gibt es die Möglichkeit, das über eine Ordnerauswahl vorzunehmen. Alle Objekte, die sich im zugeordneten Ordner befinden, werden dabei mit der Aktivität verknüpft. Es können auch mehrere Ordner zugeordnet werden.

Um eine Aktivität via Ordnerauswahl mit den Objekten zu verknüpfen, klicken Sie auf den Button Objekte aus Ordner zuordnen und wählen Sie aus dem Dialog den entsprechenden Ordner aus Vertec aus. Nach einem Klick auf OK werden alle sich im ausgewählten Ordner befindlichen Einträge zugeordnet. Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Ordner, falls gewünscht.

Bei den einzelnen Einträgen erscheint die Aktivität dann in der Liste der Aktivitäten. Die Aktivität wird bei den zugeordneten Einträgen als Referenz abgelegt und besteht im System weiterhin nur einmal, unabhängig davon, wie vielen Einträgen sie zugeordnet ist.

weitere Adressen zuordnen...

Sollen einer Aktivität ausser dem Kontakt noch weitere Adressen zugeordnet werden, kann dies über den Button weitere Adressen zuordnen... geschehen. Dabei erscheint der Adressen-Suchdialog, mit dem nach der gewünschten Adresse gesucht werden kann.

Aus dem Resultat der Adress-Suche können eine oder mehrere Adressen der Aktivität zugeordnet werden. Alle zugeordneten Adressen werden auf dem Reiter Zugeordnete Adressen aufgelistet.

Bei den einzelnen Adressen erscheint die Aktivität dann in der Liste der Aktivitäten. Die Aktivität wird bei den zugeordneten Adressen als Referenz abgelegt und besteht im System weiterhin nur einmal, unabhängig davon, wie vielen Adressen sie zugeordnet ist.

Dokumente mit Aktivitäten verknüpfen

Über den Button mit den drei Punkten neben dem Feld Dokument kann ein Dokument der Aktivität zugeordnet werden. Das Dokument wird direkt in der Dateiablage abgelegt, falls es sich noch nicht dort befindet.

Falls das ausgewählte File bereits in der Dokumentenablage oder in einem Unterordner davon ist, wird nur der Pfad eingesetzt. Befindet sich die Datei woanders, wird die Datei unter dem gleichen Namen in die Dokumentablage kopiert.

Es gibt die Möglichkeit, Dokumentpfade auf Aktivitäten absolut zu speichern. Bitte beachten Sie dazu die Beschreibung in den Systemeinstellungen > CRM / Aktivitäten. Der Vorgang funktioniert auch mit der Sharepoint Dokument-Schnittstelle.

Berechtigung für das Öffnen eines Dokuments

Die Berechtigungen für die Buttons Öffnen und Ordner öffnen für Dokumente auf dem Detailform einer Aktivität sind an folgende Rechte gekoppelt:

• Öffnen: funktioniert nur, wenn der Benutzer das 'Ausführen' Recht auf der Aktivität hat. Dies ist bei Standard-Benutzern normalerweise der Fall, ausser, Sie haben die Berechtigungen anders eingestellt.

• Ordner öffnen: Die Berechtigung zum Öffnen der Ordnerablage ist an das Leserecht auf dem Attribut 'effpfad' der Aktivität gebunden.